Supervisando el Control Interno
SUPERVISANDO EL CONTROL INTERNO.
Tomado de Auditool.
El
proceso de Control Interno como medio para llegar a un fin en una organización,
el cual es efectuado por los servidores públicos en cada nivel, sólo provee un
grado de seguridad razonable, lo que no garantiza el logro total de los
objetivos.
Por lo
que es de suma importancia que, para lograr los objetivos operacionales, los
objetivos financieros y de cumplimiento, también se lleve a cabo un
procedimiento que esté basado en cinco
componentes: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de
control, información y comunicación y, sobre todo, supervisión.
Es
decir, las organizaciones utilizan la herramienta del Control Interno para
lograr el rendimiento y la rentabilidad en la entidad, de tal manera que las
actividades que realicen se puedan lograr con el menor esfuerzo, aplicando bien
los recursos, permitiendo la evaluación de programas y proyectos y la
protección máxima del presupuesto.
Así
mismo, la contabilidad y los informes financieros y toda la información debe
ser clara, confiable, útil, comparable y oportuna; acatando siempre los
lineamientos establecidos para su registro y presentación y así cumplir con la
homologación de la información, la rendición de cuentas y la transparencia.
Para
que un sistema de Control Interno funcione dentro de una institución, no basta
que se aplique es necesario que se utilicen medios y métodos de vigilar las
actividades que se están realizando para una supervisión continua por parte de
la Administración, para evitar que se cometan actos de corrupción o no se
cumplan con los lineamientos establecidos.
En la
presente actividad se analizará un caso del Bando de Policía y Buen Gobierno
para verificar si su procedimiento es el adecuado para llevar acabo las
actividades de Control Interno dentro de la organización, verificar sus
ventajas y establecer estrategias de mejora que puedan ayudar positivamente.
La
importancia del Control Interno radica en que el proceso como tal afecta en la
manera en cómo se realizan las actividades en una organización, donde deben estar
involucrados todos los miembros desde los directivos hasta el que tenga la
menor función en la entidad, por muy sencilla que parezca.
Y como
bien lo refiere Andicoechea (2014) la responsabilidad del control recae en los
máximos niveles de la administración de tal manera que se logre conseguir una
gestión eficiente y responsable de todos los servidores públicos que conforman
la organización.
Por
eso es importante que se cumpla con un seguimiento adecuado para que se tenga
oportunidad de reaccionar oportunamente y establecer estrategias que permitan
prevenir y detectar situaciones que perjudiquen los intereses y objetivos
institucionales.
Todas
estas acciones de control deben tener su base en atributos o principios que
sirvan como guía o requisito para cumplir con los objetivos de la organización.
En el caso de la supervisión los principios a seguir son establecer actividades
para supervisar el control interno y la responsabilidad que tiene la
Administración de corregir las deficiencias de manera oportuna, principios 16 y
17 tal como lo establecen los contenidos de la unidad 2, UNADM (2020)
Para
lograr el mejoramiento continuo, todo proceso debe ser monitoreado, vigilado,
supervisado. Las actividades de supervisión evalúan si los componentes y
principios del Control Interno están presentes y debidamente funcionando en la
organización de tal manera que permita la evaluación del desempeño.
Por
eso es importante realizar evaluaciones continuas y el uso de la tecnología
permite una supervisión en tiempo real, objetiva y eficiente, de tal manera que
se pueda determinar si los controles para llevar acabo los principios están
bien implementados y son los adecuados para la organización.
Se
realiza el análisis del siguiente caso del Bando de Policía y Buen Gobierno
Municipal de San Miguel y el reporte de verificación del procedimiento
elaborado.
Caso práctico
El
procedimiento que se utilizará para la supervisión del control interno del caso
anterior, es mediante el método de cuestionario aplicado para poder determinar
si las medidas del método de control interno son las adecuadas y así mismo, permita
verificar, de acuerdo con los hallazgos arrojados si el proceso que se realiza
está siendo efectivo para la institución,. Tal como se muestra en la siguiente
tabla:
Cuestionario aplicado
a la supervisión.
|
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO |
PROCESO DE COBRO DE MULTAS POR FALTAS
AL BANDO DE POLICÍA |
|||
|
CONCEPTO |
SI |
NO |
N/A |
OBSERVACIONES |
|
1.-
El policía realiza el registro de ingreso del infractor 2.-
El comandante de policía en turno remite al Juez Calificador al presunto
infractor 3.-
El Juez Calificador analiza el reporte del policía y escucha los alegatos del
presunto infractor
4.-
El Juez Calificador después de escuchar los alegatos del presunto infractor
en su defensa y determina su liberación al aplicar los lineamientos del Bando
Municipal 5.-
El Juez Calificador no pregunta al infractor si desea pagar multa o decide
estar en arresto por 72 horas
6.-
El Juez Calificador cobra la multa en caso de que el infractor sea culpable y
emite un recibo de pago 7.-
El Juez Calificador entrega a
Tesorería el total de multas cobradas en el día las cuales comprueba
con los recibos
8.-
El Tesorero revisa que los depósitos coincidan con los recibos que le entrega
el Juez Calificador
9.-
Contraloría supervisa que las operaciones de Tesorería y la oficialía de
Policía de San Miguel |
X
X
X
X
X |
X
X
X
X |
|
Se
realiza el registro de ingreso de cada uno de los infractores a la oficialía
de policía de San Miguel de forma correcta Se
realiza la presentación del infractor ante el Juez Calificador Se
realiza el careo del presunto infractor con el Juez Calificador como lo
establece el procedimiento del Bando Municipal
Se
realiza la liberación al no encontrar elementos conforme al Bando de Policía
y Buen Gobierno
El
Juez Calificador no ofrece el derecho de las alternativas para la liberación
del infractor y procede a cobrar una multa por $2,000.00
El
Juez emite recibo oficial de pago
El
Juez Calificador no entrega el dinero de las multas al final del día, sino
que realiza un depósito mensual y entrega los recibos oficiales al Tesorero
El
Tesorero no comprueba que el monto de los depósitos sea el mismo del total de
los recibos oficiales cobrados por multas, por lo que está omitiendo la
información e infringiendo los lineamientos al ocultar esa información y no
reportarla a contraloría. El
Contralor no supervisa las actividades realizadas por el Tesorero y la
oficialía de Policía.
|
Como
resultado de la supervisión del control interno del Bando de Policía y buen
gobierno de San Miguel se encontraron los siguientes hallazgos:
Reporte de verificación.
|
PROCEDIMIENTO DE IMPOSICIÓN DE MULTAS POR EL
BANDO DE POLICÍA Y BUEN GOBIERNO DE SAN MIGUEL. |
||||
|
DESCRIPCIÓN DEL CASO |
PROCEDIMIENTO UTILIZADO |
VENTAJAS/ DESVENTAJAS |
ESTRATEGIAS DE MEJORA |
PROPUESTAS DE MEJORA |
|
La policía municipal
detiene a ciudadanos que han infringido la ley y los remite a la oficina del
Juez Calificador.
El Juez Calificador escucha
los alegatos del infractor para poder imponer multa o de no encontrarlo
culpable, ordenar su liberación.
A pesar del registro
en la bitácora de los policías, el Juez Calificador sólo realizar depósito
mensual de una o dos multas a lo mucho, por importe de multas y entrega los
recibos al tesorero.
|
Se registra en la bitácora al presunto
infractor y se remite al Juez Calificador a quien le entrega el reporte
correspondiente
El Juez Calificador escucha los alegatos
del presunto infractor y decide la multa o fianza o en su defecto el arresto,
mediante un acta de audiencia.
El Juez Calificador cuestiona al presunto
infractor su deseo de pagar la fianza o en caso de no pagarla cumplir el
arresto por 72 hrs.
En el caso de pago de fianza, el Juez Calificador
recibe $2,000 y entrega un recibo oficial al infractor.
Al final de mes, el Juez Calificador
realiza un depósito bancario y entrega al Tesorero los recibos oficiales. |
El presunto infractor tiene la alternativa
de pagar fianza o purgar un arresto por 72 horas en caso de encontrarse
culpable después de los alegatos ante el Juez Calificador.
La desventaja es que el dinero que se cobra
por la fianza no es entregado de inmediato al Tesorero, quien es realmente
quien debe de hacer el respectivo cobro y resguardar el dinero en la caja de
tesorería.
Por lo mismo no existe el registro en
tiempo real del ingreso, sino hasta final del mes, pero con la cantidad que
decide depositar el Juez Calificador, denotando el desvío de recursos por
multas de la oficialía de la Policía Municipal. |
El cobro de las multas o fianzas debe
realizarse en tesorería, con el formato oficial como comprobante, el cual
debe sellarse y entregar una copia a la oficialía de policía para que el
infractor pueda salir libre.
De esta manera se podrán cotejar las
multas, con el registro de la policía y los recibos pagados en tesorería,
para cerciorarse coincidan con las multas impuestas en las actas de audiencia
del Juez Calificador durante el mes. |
El uso de programas que permita realizar el
registro de los detenidos en el momento que ingresan a la oficialía de la
policía municipal.
Así mismo mediante el programa o sistema
digital, el Juez Calificador podrá registrar si se procede a pagar fianza por
parte del infractor o purga un arresto de 72 hrs, con los datos que ya han
sido proporcionados en la oficialía y no esperar hasta el mes para
notificarlos a tesorería.
Mediante el programa digital, también en
tesorería se podrá comprobar la multa y los datos del infractor, de forma
inmediata.
Además, implementar el cobro con tarjeta bancaria
para agilizar el trámite o en cajeros automatizados colocados en la
oficialía, para no acudir a tesorería. |
El
análisis del caso permite comprobar no sólo las deficiencias en el sistema de
Control Interno y los abusos por parte del Juez Calificador, que si bien, el
cuerpo de policía tiene buena fama ante la ciudadanía, los actos corruptos y de
abuso del poder del servidor público contribuyen a la desconfianza de los
ciudadanos en sus gobiernos, sino que el comandante en turno y el tesorero no
reportan los abusos del Juez y el Contralor no tiene a bien supervisar. Por lo
que también los servidores públicos no están respetando el reglamento del
artículo 7 fracción VII, de la LFRSP.
Se
pudo constatar que los procedimientos utilizados no son prácticos para llevar
un buen control de los ingresos por multas e infracciones, lo que permite
errores y desvío de los ingresos que afectan directamente a la tesorería
municipal, ya que al no haber supervisión el juez calificador se toma la
libertad de cobrar hasta $2,000 por multa para que los infractores no pisen la
cárcel y contribuyen con actos de corrupción por los cuales no expide recibo de
cada una de las infracciones y sólo reporta mensualmente a tesorería los que él
considera.
El
costo beneficio de sus procedimientos no es el correcto, ya que con el objetivo
de evitar haya fugas de ingresos al permitir que el juez calificador realice el
cobro de multas e infracciones, se pierde mucho más dinero ya que no ingresa a
la tesorería; pero, sobre todo, se pierde la credibilidad de la institución por
parte de la ciudadanía. Esto, por supuesto, no tiene efectos positivos en la
organización, ya que el fin del control interno es agilizar las actividades que
realiza la institución, aplicar bien los recursos y cuidarlos.
Es
por eso que el implementar un sistema de control interno apoyado en las
herramientas tecnológicas es muy importante para poder controlar las
actividades que se realizan en una organización de manera inmediata, que ayude
a que los registros se realicen en el momento en que suceden los hechos y
evitar malas prácticas por parte de los servidores públicos que afecten los
ingresos de la institución, así como poder brindar un servicio con eficiencia y
eficacia; pero sobre todo es vital la supervisión ya que además de que permite
evaluar el desempeño de los servidores públicos, permite una adecuada toma de
decisiones y asegura que los riesgos que existen se atiendan con prontitud.
La
tecnología ayudará a que se pueda revisar la lista de infractores desde
cualquier computadora, así como verificar si se realizó el pago correspondiente
en tesorería o en algún cajero digital.
CONCLUSIONES.
Las
actividades de supervisión del sistema de control interno son de suma
importancia pues contribuyen para asegurar que el control interno está alineado
con los objetivos institucionales, todo el entorno operativo de la
organización, las políticas y normativas y demás disposiciones jurídicas
aplicables, los recursos que han sido asignados a la entidad y los riesgos
asociados con el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales; de tal
manera que se puedan evaluar los problemas y corregir las deficiencias.
El
objetivo del control interno es un cambio de cultura en el servidor público, el
cual debe ser aplicado de manera severa para poder acabar con la formación de
vicios y defectos que perjudican a una Administración Pública, pues son una
contradicción a las buenas prácticas.
Es
importante que las organizaciones se concentren en resolver las necesidades de
la ciudadanía a través de sus políticas públicas y dejar a un lado los
intereses personales para atender de forma urgente y eficiente los servicios
públicos, aplicando la austeridad en el ejercicio del gasto y que sean soporte
para la mejor toma de decisiones en una sociedad tan desigual y con muchas
carencias.
Por
eso es necesario que se lleve a cabo el proceso de supervisión de forma
constante, tanto de forma interna como externa, para prevenir pérdidas o
incidentes que resulten costosos a la organización. Así se asegura que el
sistema de Control Interno funcione adecuadamente y se cumplan las metas y
objetivos institucionales.
El
costo beneficio que arroja la implementación de un buen sistema de Control
Interno que utiliza herramientas tecnológicas es que reduce los riesgos de
corrupción y malas prácticas; contribuye a que se logren las metas y objetivos;
promueve el desarrollo organizacional; permite mayor eficiencia, eficacia y
transparencia en las operaciones; asegura se cumpla la normatividad aplicable;
salvaguarda los activos y recursos de la Hacienda Pública; permite contar con
información confiable y oportuna; promueve la rendición de cuentas de los
servidores públicos por la misión y objetivos encargados y el buen uso de los
bienes y recursos asignados.
Como
se pudo constatar en el análisis del caso presentado, es necesario que los
principios estén asociados a los componentes, para que no haya deficiencias en
el sistema de Control Interno institucional, de tal manera que permita pueda
surgir una nueva generación de servidores públicos y políticos que sean
personas con valores positivos, honestos y con vocación de servicio en la
Administración Pública en general.
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