CASO DE CONTROL INTERNO.

 

Imagen tomada de Estado 29

 

INTRODUCCIÓN.

Para que las naciones alcancen el desarrollo económico las organizaciones gubernamentales tienen como objetivo principal la producción de bienes y prestación de servicios públicos, los cuales son necesarios para el bienestar social.

Para que las entidades puedan satisfacer las demandas de la sociedad es de suma importancia que su funcionamiento esté sustentado en los principios esenciales de transparencia y rendición de cuentas, mediante una gestión eficaz, eficiente y responsable para mantener el equilibrio en todas sus operaciones, una mejor administración de los recursos públicos y logren alcanzar las metas, objetivos y la consecución de los fines sociales y económicos que fueron previstos en su plan de desarrollo.

Todo ello se logra con una gestión eficaz y responsable para que las instituciones puedan operar bajo las mejores condiciones y buscando siempre lograr el equilibrio favorable entre una buena administración de su presupuesto y el logro de los objetivos previstos en las metas institucionales.

Por lo que el control interno como herramienta administrativa que ayuda a alcanzar los objetivos y metas de las instituciones públicas de manera eficiente, elevando su desempeño, siempre en cumplimiento de la normativa aplicable, ya que también es fundamental para consolidar la transparencia y rendición de cuentas que tanto exige la ciudadanía.

Las primeras fallas en el control interno son detectadas a través de la información contable y financiera que hoy en día, con el apoyo de las herramientas tecnológicas, es más rápido y fácil detectar errores y desviaciones que impactan la situación financiera de las entidades.

En la actualidad existen muchos mecanismos de control que ayudan a detectar quiebras, fraudes y manejos administrativos no apropiados y que sirven en las entidades para llevar un control más riguroso y endurecer sus controles internos, permitiendo así, aumentar la probabilidad del cumplimiento de los objetivos de la entidad y adaptarse a los cambios de su entorno.

En el presente trabajo se aplicarán los pasos del procedimiento de control interno en el caso del Registro Civil de San Miguel para comprender la importancia que tiene el control interno en una entidad gubernamental y el costo beneficio que representa su aplicación.

 

 

El proceso de control interno es realizado ya sea por el Órgano de Gobierno, la Administración Pública o los demás servidores públicos que integran una institución con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable, sobre el logro de los objetivos institucionales y salvaguardar los recursos públicos (UNADM 2020).

Una vez que se conocen los pasos del control interno, es necesario instaurarlo en la entidad pública para atender las necesidades específicas que ésta tiene pues ayudan a que exista orden y disciplina en la administración, con base a las normas emitidas dentro del Marco Integrado de Control Interno y que es realizado por la Auditoría Superior de la Federación y la Secretaría de la Función Pública.

Para lograr un control interno apropiado existen 5 elementos base o componentes los cuales contienen 17 principios que proporcionan disciplina y estructura a la administración, y los cuales son puestos en marcha para buscar la eficiencia y efectividad de las operaciones, dar cumplimiento a leyes y regulaciones, así como suficiencia y confiabilidad de la información financiera tal y como lo refiere Hipodec (2019).

Estos componentes son los diferentes caminos que se siguen para cumplir con los objetivos trazados y sirven de guía para tomar decisiones y establecer una estructura adecuada que permita medir la eficacia y eficiencia, siendo claros estándares de desempeño de las actividades de la entidad.

A continuación, se elabora un modelo de Control Interno para el Registro Civil de San Miguel quienes realizan en promedio 1,200 operaciones de copias certificadas mensualmente, para lo cual deben seguirse ciertos pasos: planteamiento, establecimiento de alternativas, escoger la mejor alternativa, realización del diagrama de procedimiento de control, tabla de actividades y documentación a realizar, describir los documentos o formatos y si éstos son realizados por la entidad.

 

 

 

Propuesta de Control Interno.

 

a)  Planteamiento: El Registro Civil de San Miguel compra las formas especiales de actas certificadas al Estado con un costo de $100.00 lo que le cuesta al contribuyente $200.00 ya sea por acta de nacimiento, matrimonio, defunción o divorcio, y las cuales son entregadas en un día hábil.

 

Para poder responder a las necesidades específicas de la oficialía del    Registro Civil de San Miguel, se ha diseñado el siguiente sistema de Control Interno, el cual debe garantizar que no se pierdan los formatos de cobro de las actas o que no se cobren en tesorería, que el juez que firma las actas no asista a la oficina o que el encargado del registro civil se mantenga ocupado en sus redes sociales lo cual le impida atender con eficiencia a las personas o lo haga de una manera no apropiada y que no registre los datos correctos en el formato especial con la información contenida en el libro de actas original, sin que estas contengan errores, para poder ofrecer un mejor servicio y evitar actos que empañen la eficiencia y eficacia de las actividades de la oficialía

 

b)   Establecimiento de alternativas: Para poder tener mejor control de las actividades del Registro Civil de San Miguel, que estas se realicen de acuerdo a las metas y objetivos institucionales, que se respeten los lineamientos  y siguiendo un procedimiento que aunque es práctico, no garantiza que se cometan malas prácticas y actos que terminen en corrupción.

Por lo que es necesario controlar los riesgos de fallas en el servicio por parte de los funcionarios públicos, que le restan valor público a la institución.

Se presentan tres alternativas para poder hacer más eficiente el control en la oficialía de San Miguel.

 

 

Opción A

PROCEDIMIENTO	COSTO Y DESCRIPCIÓN	BENEFICIO	DESVENTAJAS
Colocar circuito cerrado que permita vigilar el desempeño de los servidores públicos de la oficialía del Registro Civil de San Miguel, para verificar que están cumpliendo con las tareas encomendadas.     Contratar personal para la instalación del circuito cerrado	$4,500.00 por sistema de 4 cámaras                   $500.00	Se realiza un único gasto por el sistema de circuito cerrado y la instalación de dos cámaras en la oficialía de registro civil, una en tesorería y otra en contraloría para vigilar las actividades cada semana.	No se tiene la certeza de que en contraloría siempre estén atentos a supervisar mediante las cámaras, pues descuidan sus propias actividades.     Se corre el riesgo de que haya falla eléctrica y no se pueda monitorear mediante el circuito cerrado

 

Opción B

PROCEDIMIENTO	COSTO Y DESCRIPCIÓN	BENEFICIO	DESVENTAJAS
Contratar personal externo que esté supervisando se cumplan con las actividades encomendadas en cada una de las áreas	$6,000.00 mensuales	Se puede revisar presencialmente todas las actividades que realicen los servidores públicos para que se sientan presionados a realizar las tareas de la manera lo mejor posible	Es más caro el costo que el beneficio que proporciona al contratar personal de forma permanente, pues es un gasto que se tiene que realizar mes con mes, lo que no garantiza resuelva el problema.

Opción C

PROCEDIMIENTO	COSTO Y DESCRIPCIÓN	BENEFICIO	DESVENTAJAS
Capacitar al personal para que tenga presente la misión, visión y objetivos que persigue la institución, antes y durante el desempeño de sus funciones.         Entregar una copia de los lineamientos a los que está sujeto como servidor público y las sanciones que se aplican en caso de faltar a ellos   Ofrecer estímulos tanto económicos como simbólicos a los servidores más eficientes en el mes para que sirva de incentivo y ejemplo en los demás servidores         Aplicar sanciones tanto  administrativas como económicas a los servidores que estén faltando a sus funciones y a los lineamientos de la institución	No tiene costo, pues la capacitación viene del personal del Ayuntamiento de San Miguel.                                 $2.00 la impresión de un reconocimiento como el servidor público del mes $500.00 por estímulo único	Se puede revisar presencialmente todas las actividades que realicen los servidores públicos para que se sientan presionados a realizar las tareas lo mejor posible.           Permite que los Servidores Públicos tenga conocimiento de lo que NO deben de hacer para evitar se apliquen sanciones contenidas en el reglamento     Permite que los Servidores Públicos se sientan valorados y motivados a dar un mejor servicio, al reconocer su esfuerzo en un reconocimiento otorgado.           Evita las malas prácticas y un mal desempeño de los servidores públicos Crea valor público en la institución y evita actos de corrupción.	Que en caso de tener constante rotación de personal, es necesario capacitar de nuevo al servidor público.                                 El servidor público puede buscar el estímulo, no por esforzarse por ser un mejor servidor público eficiente y eficaz, sino por el ingreso económico extra que percibe.

 

 

c)    Elección de la mejor alternativa: Una vez que se han explorado las alternativas y con la finalidad de que todas las actividades sean realizadas con eficiencia y eficacia en la prestación del servicio a la comunidad de San Miguel, se elige la opción C como mejor alternativa de control interno de las actividades de la oficialía, que represente menos costos y mayor beneficio en el desempeño de las funciones, lo que garantiza el cumplimiento de los objetivos y sobre todo, cumplir las metas de la misión y visión institucional.

 

Aunque es importante mencionar que no se necesita del estímulo económico, además del sueldo que perciben, para encaminar a que los servidores públicos hagan el trabajo que les corresponde.

 

El reconocimiento como “empleado del mes” es la mejor alternativa para incentivar a los servidores públicos a que se esfuercen más a la hora de proporcionar el servicio a la ciudadanía, por satisfacción personal, respondiendo a los principios de su ética profesional.

 

d)   Realizar diagrama de la actividad de control: Para supervisar el procedimiento de la alternativa de la actividad seleccionada para llevar el control interno en el registro civil de San Miguel, se realiza el siguiente diagrama de las actividades de control de los involucrados en el proceso.

  

e) Tabla de actividades y documentación a realizar:

En la siguiente tabla se muestra el procedimiento de control y entrega de actas certificadas de la oficialía de San Miguel.

   

PROCEDIMIENTO	DOCUMENTO COMPROBATORIO	RESPONSABLES
1.- El servidor público realiza la búsqueda del acta original en el libro	Libro de actas del año de registro	Encargado de Registro Civil
2.- Solicitar al juez formato oficial de pago de acta certificada	Formato oficial de pago	Encargado de Registro Civil
3.- Realizar el llenado del formato de pago para entregarlo al solicitante	Formato oficial de pago	Encargado de Registro Civil
4.- Realizar la transcripción del acta certificada de nacimiento	Formato oficial proporcionado por el gobierno del Estado	Encargado de Registro Civil
5.- Cobrar y sellar el formato de pago	Formato de pago oficial	Encargado de Tesorería
6.- Revisar, firmar y sellar el acta certificada	Formato oficial proporcionado por el Gobierno del Estado	Juez de la oficialía del Registro Civil
7.- Revisar y supervisar que los registro se realizaron correctamente	Libros de registro mensual contable	Encargado de Contraloría

 

 

Tal como se puede constatar con los procesos especificados en los incisos d y e, el sistema permite tener un control para evitar se “pierdan” los formatos especiales y que el encargado cobre personalmente el servicio sin que tenga que pasar por el encargado de tesorería, quien es quien cobra y sella el formato de pago.

Así mismo el sistema de control permite la atención correcta a los usuarios tanto del encargado como del juez de la oficialía, y de todos los servidores públicos que laboran en el registro civil de San Miguel, lo cual contribuye a que los datos sean transcritos conforme a la copia fiel en el libro y supervisados por el juez al momento de sellar y firmar. El encargado de tesorería es un elemento importante para que el pago efectivamente se realice, de lo contrario el acta no puede ser entregada al solicitante y con ello, el contralor podrá verificar el registro correcto de dicha actividad en el mes correspondiente, para que se vea reflejado en los informes financieros.

Así el proceso se realiza conforme a los objetivos de operación al ofrecer un servicio eficiente, eficaz y económico en sus operaciones; de información confiable y oportuna tanto para los informes internos como externos y siempre dando cumplimiento a las disposiciones jurídicas y normativas.

 f)    Anexos: Los documentos y formas que se ocupan para el procedimiento son:

Libro de actas: Es el compendio de las actas originales por año y que registran eventos de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunción, según sea el caso.

Formato de actas certificadas: Documento oficial otorgado por el estado y que emite el Registro Civil, el cual permanece en resguardo del juez, quien lo revisa, firma y sella para darle validez.

Formato oficial de pago: Es el recibo que emite el registro civil para poder realizar el pago ante tesorería, quien sella para comprobar se realice la acción.

Libros de registro contable: Documento donde se registran los ingresos y demás actividades realizadas por la entidad, como respaldo de los eventos y que sirven para la elaboración de los informes financieros. Estos registros pueden realizarse también utilizando las herramientas tecnológicas para agilizar el proceso.

 

 

CONCLUSIONES.

 

En una administración pública, el diseño, implementación, funcionamiento del Control Interno, es responsabilidad de su máxima autoridad. En el caso del Registro Civil, es competencia del Juez, que como Servidor Público tiene la responsabilidad de realizar acciones y estrategias para el diseño, implementación, operación y fortalecimiento de los diferentes objetivos y componentes de control apegados a la normativa legal, que permitan alcanzar la misión institucional, promover la eficacia, eficiencia, economía de todas sus operaciones bajo los principios éticos y de transparencia que permitan garantía de la confiabilidad de la información financiera y contable de forma oportuna e íntegra.

El Control Interno como proceso integral permite adaptarse a los cambios que pudiera enfrentar la entidad y poder enfrentarse también a los riesgos, de tal manera que los objetivos puedan cumplirse como fueron planeados y los servidores públicos logren satisfacer las necesidades de la ciudadanía mediante la utilización de los recursos públicos.

Es muy importante la supervisión y capacitación para evitar errores, que se estén comprendiendo mal las indicaciones, que haya colusión, abuso o excesos de abuso de confianza para que se puedan atender las demandas sociales de manera eficiente y cumplir con la rendición de cuentas de forma transparente, así como con la visión, misión y las metas y objetivos institucionales.

Ningún sistema de Control Interno garantiza el total cumplimiento de los objetivos, pero si es de gran ayuda para promover la efectividad y eficiencia en sus operaciones, proteger los recursos públicos contra cualquier error, malversación o irregularidad, así como cumplir las leyes, normas y lineamientos vigentes.

Por eso es de suma importancia fortalecer el sistema de control interno, monitorear los riesgos existentes, poder identificar las oportunidades de mejora en los procesos, evaluar mediante auditoría interna y función del desempeño para mejores prácticas y poder evitar manipulación de información que conduzcan a fraudes, sobornos y por supuesto, corrupción.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

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