Plan de Auditoría en un ente público

 

INTRODUCCIÓN.

 

En una sociedad democrática es básico y muy imprescindible el control de la gestión pública, tanto de manera interna como externa respecto a los recursos públicos. En México, se ha convertido una necesidad el que los gobiernos gestionen sus recursos públicos de manera transparente, rindiendo cuentas de forma puntual y completa a los ciudadanos de manera directa de sus representantes.

Así mismo, los entes públicos necesitan contar con información externa y sugerencias que les permitan conocer el grado de funcionamiento de su administración pública, para constatar si los modos de operar y los procesos financieros se están aplicando de forma adecuada, mediante un examen o supervisión que permita la mejora de los procesos y tomar mejores decisiones.

Muchos de los errores o hallazgos detectados en una auditoría, tienen que ver con la falta de controles y de supervisión, la mala planificación limitan el control, la rendición de cuentas y la transparencia, que no se puede verificar el estatus de los proyectos y la aplicación de los recursos, no se cuenta con mecanismos adecuados de registro y generación de información, confiable oportuna y suficiente que permitan dar cuenta de sus desempeño, no se cuenta con una planeación adecuada con base a un diagnóstico actualizados de la problemática a enfrentar y por lo mismo no existen objetivos claros para resolver los problemas de la sociedad. Todo esto en cuanto a la auditoría de desempeño que se encuentra en el portal de la Auditoría Superior de la Federación, información de los entes auditados y los hallazgos encontrados.

En cuanto a la situación financiera, no se cuenta con una planeación adecuada con base a un diagnóstico actualizados de la problemática a enfrentar y por lo mismo no existen objetivos claros para resolver los problemas de la sociedad,  pagos indebidos o en exceso encontrando diferencias entre lo estimado con lo pagado, se ejecutan trabajos que no corresponden con el objetivo o proyecto, no se cumplen los trabajos conforme a la fecha que fue planeada, se realizan el registro de pago de trabajos sin comprobación documental, o pagos fuera de la norma, se entrega de trabajos sin estar concluidos.

En cuanto a la auditoría administrativa, los sistemas operativos y de servidores y equipo de cómputo obsoletos, aumenta un riesgo para la seguridad de la información, ya que la falta de actualizaciones de seguridad vuelve vulnerable los servidores a los ataques cibernéticos.

Por lo que llevar a cabo una auditoría debe ser con base a una planeación, en concreto mediante un Plan de Auditoría que permita plasmar cada actividad a realizar para la revisión a efectuar y que se puedan entregar resultados o emitir dictámenes encaminados a la mejora de la institución, que permitan el logro de objetivos con mejores resultados.

 

PLAN DE AUDITORÍA DE UN ENTE PÚBLICO.

 

Tomada de Nueva ISO 9001:2015

 

La Auditoría Superior de la Federación, Órgano Técnico del Poder Legislativo, tiene como principal atribución realizar la fiscalización de la gestión financiera, así como para establecer los criterios de las auditorías, los métodos y sistemas que son necesarios para la revisión y fiscalización de las Cuentas Públicas (Auditoría Superior del Estado, 2004).

El proceso de rendición de cuentas y de transparencia en la gestión pública es la auditoría del sector público, ya que  como lo refiere Vela, Polo & Pérez (2013), es la emisión de un juicio crítico, técnico e independiente de dicha gestión.

La revisión por medio de la auditoría permite a los entes públicos contar con información que les permita conocer si el funcionamiento de la gestión está resultando efectivo, desde los aspectos operativos como los aspectos financieros, permitiendo la oportunidad de realizar mejoras en los procesos y poder realizar una acertada toma de decisiones.

En México es indispensable adecuar y aplicar un Marco Normativo para fortalecer la imparcialidad, el rigor técnico, la transparencia, así como la confiabilidad e integridad, como principales propiedades de la auditoría gubernamental.

La Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) es una organización autónoma, independiente, profesional y apolítica, creada como institución permanente para elaborar normas para la auditoría del sector público que permitan fomentar la buena gobernanza.

En México, la ASF implementa medidas por medio del Sistema Nacional de Fiscalización para establecer el marco normativo aplicable en todas las instancias que son responsables de las tareas de auditoría gubernamental mexicanas. (UNADM, 2021).

La fiscalización viene a fortalecer la confianza de la ciudadanía en sus instituciones públicas, fundamental para la democracia en el país. Por lo que la auditoría pública enfrenta grandes retos: la exigencia social y la evolución en el sector público, por lo que los auditores de las futuras generaciones deberán contar con nuevas técnicas y procedimientos para llevarla a cabo.

Para verificar que el ente sujeto a revisión haya recibido, recaudado, administrado, ejercido y comprobado los recursos públicos que le fueron aprobados con apego a las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables, tal como lo refiere la Auditoría Superior del Estado (2004), se debe realizar una planificación de la auditoría mediante el Plan de Auditoría, con la finalidad de definir los objetivos de la revisión, su alcance, los procedimientos y recursos necesarios, así como la oportunidad para poder aplicarlos.

En el siguiente caso práctico se realizará un Plan de Auditoría para establecer objetivos de la auditoría a revisar, el trabajo que se llevará a cabo y los resultados a entregar con los hallazgos encontrados para poder emitir el informe de auditoría correspondiente.

 

 

 

 

Auditoría en el Sector Público.

 

Casos prácticos: plan de auditoría: financiera, operacional y administrativa

 

Con los siguientes datos elabora el plan de auditoría de un ente público (municipio de un estado), indica en cada situación detectada en el estudio general a qué tipo de auditoría pertenece y cuál es el procedimiento de auditoría específico (técnica o técnicas) para la revisión detallada de cada situación.

 

Situaciones detectadas

 

1.    El municipio no cuenta con normas generales de control interno.

2.    El municipio no ha realizado acciones para comprobar su compromiso con los valores éticos como la emisión de códigos de ética y conducta o de un mecanismo de denuncia de posibles actos contrarios a la ética y conducta institucional, entre otros.

3.    Los objetivos y metas no se dan a conocer a los responsables de su cumplimiento, no cuenta con un Comité de Administración de Riesgos debidamente formalizado, y carece de una metodología de administración de riesgos que sirva para identificar, evaluar, administrar y controlar los riesgos que pudieran afectar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos.

4.    El municipio no cuenta con un programa para el fortalecimiento del control interno de los procesos sustantivos y adjetivos relevantes de la institución.

5.    No se han establecido controles para asegurar que se cumplan los objetivos de su Plan de Desarrollo Municipal.

6.    No se informa periódicamente al titular de la institución la situación que guarda el funcionamiento general del Sistema de Control Interno Institucional; así como la obligatoriedad de registrar contable, presupuestal y patrimonialmente sus operaciones y que éstas se reflejen en la información financiera.

7.    El municipio no evalúa los objetivos y metas (indicadores) a fin de conocer la eficacia y eficiencia de su cumplimiento; la elaboración de un programa de acciones para resolver las problemáticas detectadas en dichas evaluaciones y el seguimiento correspondiente.

8.      Con la revisión de los registros contables, pólizas cheque y estados de cuenta bancarios, se constató que el municipio no ha registrado en su contabilidad algunas operaciones realizadas con recursos del Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social Municipal y de las Demarcaciones Territoriales del Distrito Federal (FISMDF); en otros casos las operaciones registradas no disponen de la documentación original justificativa y comprobatoria que cumpla con los requisitos fiscales y esté cancelada con la leyenda “Operado” e identificada con el nombre del fondo.

9.    Para evaluar los avances en el proceso de armonización contable, el Consejo Nacional de Armonización Contable elaboró guías de cumplimiento, que son documentos que permiten realizar un diagnóstico para identificar las principales debilidades e incumplimientos en el proceso. Como resultado de este análisis se determinó que el municipio solamente ha implantado 58 disposiciones en tiempo y forma, es decir el 63 %, con un avance parcial en el cumplimiento de objetivo de armonización contable.

 

10. El municipio recibió $ 25,604 miles de pesos del FISMDF, de estos recursos se constató que al 31 de diciembre se determinó un subejercicio del 22 %, que equivale a $ 5,633 miles de pesos.

11. El municipio reportó a la Secretaría de Hacienda el informe trimestral del Formato a Nivel Gestión de Proyectos del tercer trimestre con una calidad deficiente, debido a que el monto reportado fue de $ 10,125 miles de pesos, mientras que la información financiera de la entidad al 31 de diciembre presentó pagos por $ 14,128 miles de pesos, por lo que se determinó una diferencia de $ 4,003 miles de pesos.

12. El municipio no ha hecho del conocimiento de sus habitantes el monto de los recursos recibidos del FISMDF, las obras y acciones por realizar, el costo y la ubicación de cada una de ellas, así como las metas y beneficiarios.

13. Se comprobó que de 85 obras públicas pagadas con recursos del FISMDF que formaron parte de la muestra de auditoría, en 21 obras los contratistas no garantizaron mediante fianzas los vicios ocultos al término de las mismas.

14. Durante la visita física realizada a 85 obras pagadas con recursos del FISMDF, en 4 de ellas se determinaron cantidades de conceptos de obra pagados y no ejecutados por $ 576 miles de pesos.

15. Se constató que el municipio ha dispuesto recursos del FISMDF por $ 382 miles de pesos en una obra por la modalidad de Administración Directa denominada Acondicionamiento de las Áreas de la Dirección de Catastro y se registraron gastos que no cumplen con el objetivo del fondo y no están considerados en el catálogo establecido en los Lineamientos Generales para la Operación del Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social (FAIS).

16. Del total asignado, se destinaron $ 3,419 miles de pesos para la atención de los grupos de población en condiciones sociales más desfavorables y $ 765 miles de pesos) se aplicaron a proyectos que no atienden a la población en rezago social o pobreza del municipio, lo que contraviene con el objetivo del fondo y la propicia la desigualdad social.

 

 

 

 

Cuadro Comparativo de la elaboración del Plan de Auditoría en el Sector Público.

 

TIPO DE AUDITORÍA	FINANCIERA	OPERACIONAL	ADMINISTRATIVA
NOMBRE DE LA ENTIDAD	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
PERIODO A AUDITAR	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
UBICACIÓN	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
ACTIVIDAD	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
NORMATIVIDAD APLICABLE	Guías de cumplimiento del CONAC	No cuenta con normas generales de control interno.	Guías de cumplimiento del CONAC
REGIMEN FISCAL	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
PRINCIPALES FUNCIONARIOS Y PUESTO	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
TAMAÑO DE LA ENTIDAD	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA	Se revisará la veracidad de la información financiera	Se revisará cómo se desarrollan las operaciones	Se revisará el grado de cumplimiento de las políticas establecidas en el ente público
SITUACIONES ESPECIALES	No se informa periódicamente al titular de la institución la situación que guarda el funcionamiento general del Sistema de Control Interno Institucional; así como la obligatoriedad de registrar contable, presupuestal y patrimonialmente sus operaciones y que éstas se reflejen en la información financiera.	Los objetivos y metas no se dan a conocer a los responsables de su cumplimiento, no cuenta con un Comité de Administración de Riesgos debidamente formalizado, y carece de una metodología de administración de riesgos que sirva para identificar, evaluar, administrar y controlar los riesgos que pudieran afectar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos.	El municipio no cuenta con un programa para el fortalecimiento del control interno de los procesos sustantivos y adjetivos relevantes de la institución.
PERSONAL DE AUDITORÍA	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
PRESUPUESTO DE TIEMPO	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
PRESUPUESTO DE TIEMPO POR ÁREA/OPERACIONES A REVISAR	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
FECHAS DE ENTREGA DE LOS INFORMES	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
NÚMERO DE EJEMPLARES DEL INFORME	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato	No se cuenta con el dato
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ELABORA, REVISA Y AUTORIZA EL PLAN DE AUDITORÍA	Elabora: Sonia Sánchez Espinosa	Elabora: Sonia Sánchez Espinosa	Elabora: Sonia Sánchez Espinosa
CONCLUSIONES	Como se pudo observar en el presente caso práctico, no se cuentan con los elementos suficientes que aporten datos para realizar la adecuada planificación de una auditoría en el ente público. Los datos que contiene son únicamente de las situaciones detectadas en la entidad.

 

Dado de que carece de información de la entidad a revisar con sus generales y todos los datos que permitan realizar un plan de las actividades de auditoría, así como de los procedimientos para realizarla, se procede a presentar un cuadro de las situaciones detectadas, para identificar a qué tipo de auditoría pertenecen.

 

 

 

Cuadro de situaciones detectas en la entidad por tipo de Auditoría.

 

FINANCIERA	OPERACIONAL	ADMINISTRATIVA
Con la revisión de los registros contables, pólizas cheque y estados de cuenta bancarios, se constató que el municipio no ha registrado en su contabilidad algunas operaciones realizadas con recursos del Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social Municipal y de las Demarcaciones Territoriales del Distrito Federal (FISMDF); (8)	El Municipio no cuenta con normas generales de control interno. (1)	El municipio no ha realizado acciones para comprobar su compromiso con los valores éticos como la emisión de códigos de ética y conducta o de un mecanismo de denuncia de posibles actos contrarios a la ética y conducta institucional, entre otros (2)
El municipio recibió $ 25,604 miles de pesos del FISMDF, de estos recursos se constató que al 31 de diciembre se determinó un subejercicio del 22 %, que equivale a $ 5,633 miles de pesos (10)	Los objetivos y metas no se dan a conocer a los responsables de su cumplimiento, no cuenta con un Comité de Administración de Riesgos debidamente formalizado, y carece de una metodología de administración de riesgos que sirva para identificar, evaluar, administrar y controlar los riesgos que pudieran afectar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos. (3)	El municipio no cuenta con un programa para el fortalecimiento del control interno de los procesos sustantivos y adjetivos relevantes de la institución (4)
El municipio reportó a la Secretaría de Hacienda el informe trimestral del Formato a Nivel Gestión de Proyectos del tercer trimestre con una calidad deficiente, debido a que el monto reportado fue de $ 10,125 miles de pesos, mientras que la información financiera de la entidad al 31 de diciembre presentó pagos por $ 14,128 miles de pesos, por lo que se determinó una diferencia de $ 4,003 miles de pesos (11)	No se informa periódicamente al titular de la institución la situación que guarda el funcionamiento general del Sistema de Control Interno Institucional; así como la obligatoriedad de registrar contable, presupuestal y patrimonialmente sus operaciones y que éstas se reflejen en la información financiera (6)	Los objetivos y metas no se dan a conocer a los responsables de su cumplimiento, no cuenta con un Comité de Administración de Riesgos debidamente formalizado, y carece de una metodología de administración de riesgos que sirva para identificar, evaluar, administrar y controlar los riesgos que pudieran afectar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos (3)
Durante la visita física realizada a 85 obras pagadas con recursos del FISMDF, en 4 de ellas se determinaron cantidades de conceptos de obra pagados y no ejecutados por $ 576 miles de pesos (14)		No se han establecido controles para asegurar que se cumplan los objetivos de su Plan de Desarrollo Municipal. (5)
Se constató que el municipio ha dispuesto recursos del FISMDF por $ 382 miles de pesos en una obra por la modalidad de Administración Directa denominada Acondicionamiento de las Áreas de la Dirección de Catastro (15).		El municipio no evalúa los objetivos y metas (indicadores) a fin de conocer la eficacia y eficiencia de su cumplimiento; la elaboración de un programa de acciones para resolver las problemáticas detectadas en dichas evaluaciones y el seguimiento correspondiente. (7)
Del total asignado, se destinaron $ 3,419 miles de pesos para la atención de los grupos de población en condiciones sociales más desfavorables y $ 765 miles de pesos) se aplicaron a proyectos que no atienden a la población en rezago social o pobreza del municipio, lo que contraviene con el objetivo del fondo y la propicia la desigualdad social. (16)		Las operaciones registradas no disponen de la documentación original justificativa y comprobatoria que cumpla con los requisitos fiscales y esté cancelada con la leyenda “Operado” e identificada con el nombre del fondo (8)
		Para evaluar los avances en el proceso de armonización contable, el Consejo Nacional de Armonización Contable elaboró guías de cumplimiento, que son documentos que permiten realizar un diagnóstico para identificar las principales debilidades e incumplimientos en el proceso. Como resultado de este análisis se determinó que el municipio solamente ha implantado 58 disposiciones en tiempo y forma, es decir el 63 %, con un avance parcial en el cumplimiento de objetivo de armonización contable (9)
		El municipio no ha hecho del conocimiento de sus habitantes el monto de los recursos recibidos del FISMDF, las obras y acciones por realizar, el costo y la ubicación de cada una de ellas, así como las metas y beneficiarios (12)
		Se comprobó que de 85 obras públicas pagadas con recursos del FISMDF que formaron parte de la muestra de auditoría, en 21 obras los contratistas no garantizaron mediante fianzas los vicios ocultos al término de las mismas (13)
		se registraron gastos que no cumplen con el objetivo del fondo y no están considerados en el catálogo establecido en los Lineamientos Generales para la Operación del Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social (FAIS) (15)
CONCLUSIONES
Como se pudo apreciar es necesario contar con la información sobre las actividades relacionadas al proceso de auditoría a realizar en el ente público para elaborar el Plan de Auditoría, ya que no se cuenta con información que permita planificar la revisión a la entidad y el personal que se verá involucrado en el proceso de revisión, así como el presupuesto de horas aplicadas.	Como se pudo apreciar es necesario contar con la información sobre las actividades relacionadas al proceso de auditoría a realizar en el ente público para elaborar el Plan de Auditoría, ya que no se cuenta con información que permita planificar la revisión a la entidad y el personal que se verá involucrado en el proceso de revisión, el presupuesto de horas aplicadas y las situaciones especiales en la que se tiene que trabajar, así como las normas de control interno	Como se pudo apreciar es necesario contar con la información sobre las actividades relacionadas al proceso de auditoría a realizar en el ente público para elaborar el Plan de Auditoría, ya que no se cuenta con información que permita planificar la revisión a la entidad y el personal que se verá involucrado en el proceso de revisión, el presupuesto de horas aplicadas, así como la rendición de cuentas sobre los recursos recibidos en Asignaciones y Aportaciones.

 

Cuadro de elaboración propia.

 

 

 

 

 

 

 

CONCLUSIONES.

 

Es a través de la fiscalización superior que la ciudadanía puede exigir una rendición de cuentas por parte de quienes tienen a su cargo todas las tareas administrativas y de diseño de planes y programas gubernamentales.

La auditoría gubernamental es el medio para verificar que la gestión pública se haya realizado con economía, eficiencia, eficacia y transparencia, conforme a todas las disposiciones legales que se aplican en México.

Por lo que la auditoría, se ha convertido en un elemento integral del proceso de responsabilidad en todo sector público, debido a que la confianza que se deposita en el auditor gubernamental aumenta la necesidad de contar con normas actuales y modernas que le orienten y permitan que otros puedan apoyarse en su labor.

Los procesos y normativas, tanto nacionales como internacionales, utilizadas en la realización de auditorías en México, tienen la finalidad de incentivar la seguridad jurídica, la transparencia, manejo de la información, los mecanismos de seguimiento y la disponibilidad de los recursos que permitan a todo ente fiscalizador desempeñar la labor que le ha sido confiada por la ciudadanía, a la que deben todos sus esfuerzos.

La Auditoría incluye evaluaciones, estudios, revisiones, diagnósticos e investigaciones, el cumplimiento de disposiciones legales y los objetivos de los programas gubernamentales, con visión objetiva y dirigida por un auditor o contador público a nivel universitario; es realizada a posteriori para verificar la veracidad, legalidad y propiedad del ente público, cuyo objetivo es evaluar las operaciones, comparar con normas de rendimiento, de calidad u otras normas , como políticas, planes, objetivos, metas, disposiciones legales, principios generalmente aceptados y el sentido común.
Concluye al emitir un informe verbal y otro escrito, el cual contiene hallazgos que permiten la mejora en las instituciones.

Como pudo observarse, es necesario que se lleve un Plan de Auditoría para encaminar las actividades de la revisión y emitir un dictamen que permita contribuir a la mejora y calidad de la gestión pública, identificar y disminuir las decisiones discrecionales, fomentar la transparencia, promover la cultura de la rendición de cuentas, realizar el uso adecuado y cauteloso de los recursos públicos, verificar el cumplimiento de leyes, reglamentos y normativa gubernamental, promover valores y responsabilidades de los servidores públicos, determinar la razonabilidad de la información financiera y recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública y fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.

Cuando no existe información necesaria para la planificación de las actividades como lo fue en el caso práctico analizado, no se podrá realizar un Plan de Auditoría que permita organizar las actividades a realizar en una auditoría. Contar con los datos básicos es primordial para que se lleve a cabo.

 

BIBLIOGRAFÍA.

Auditoría Superior de la Federación. (2021). Infografías de auditoría de desempeño y cumplimiento financiero. 2 de mayo de 2021, de ASF Recuperado de: http://www.asf.gob.mx/Publication/4005_Auditorias_AECF

INTOSAI. (2021). INTOSAI: Acerca de nosotros. 2 de mayo de 2021, INTOSAI Recuperado de: https://www.intosai.org/es/acerca-de-nosotros

UNADM, IPN, BUAP. (2021). M18 Contabilidad Gubernamental Unidad 1 La Auditoría. 1 de mayo de 2021, de UNADM Recuperado de: https://campus.unadmexico.mx/course/view.php?id=1054#section-4

 

 

REFERENCIAS.

Auditoría Superior del Estado. (2004). Guía de procedimientos de auditoría financiera aplicada a Municipios. 2 de mayo de 2021, LVIII LEGISLATURA ZACATECAS Recuperado de: https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/70693/TOC_4105_03_01.pdf?sequence=5&isAllowed=y

Evaluación de Desempeño. (2020) ¿Cómo hacer un informe de auditoría de clase mundial? 1 de mayo de 2021, Nueva ISO 9001:2015 Recuperado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2020/03/como-hacer-un-informe-de-auditoria-de-clase-mundial/

Vela, Polo & Pérez. (2013). La auditoría en el Sector Público: una introducción. 2 de mayo de 2021, de Riunet. Recuperado de: https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/70693/TOC_4105_03_01.pdf?sequence=5&isAllowed=y