Auditoría en el Sector Público

 

INTRODUCCIÓN.

 

La auditoría es una actividad de supervisión que se realiza dentro de una institución pública, de manera independiente y objetiva a una función, cifra, proceso o reporte, con la finalidad de dar aseguramiento y consulta, que permita agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

Esta revisión o examen es de gran ayuda en una organización para cumplir sus objetivos, dado que permite aportar un enfoque sistemático y disciplinado que permita evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

Las actividades de auditoría son realizadas bajo ambientes legales por personas dentro y fuera de la institución; y las cuales tienen una base legal en La Ley Orgánica, Normas Generales de Auditoría, Manual de Normas de Control Interno, Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría.

El artículo 135 del Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Público Federal, establece el objetivo que tienen las auditorías, que es el examinar las operaciones y poder verificar si los estados financieros presentan razonabilidad en la situación financiera, si los recursos se han utilizado de forma eficiente, si los objetivos y metas se lograron de manera eficaz y congruente, así como si se cumplieron todas las disposiciones legales vigentes en el desarrollo de las actividades de la entidad.

Por medio de la auditoría se hace una evaluación o verificación de las actividades administrativas y financieras de una organización, que permitan elaborar un informe y emitir un dictamen, con los resultados de la evaluación del cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración e información, así como los instrumentos de control interno, un examen de los registros y de los estados financieros, así como una evaluación de la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones realizadas en una organización.

Un trabajo de auditoría debe realizarse bajo una planeación, una evaluación de la información que se ha recopilado, debe incluir documentación del trabajo realizado, comunicar los resultados y darle seguimiento.

En el presente trabajo se realizará el análisis de un estudio de caso de revisión de  nómina y expedientes, de un ente público para en un primer cuadro abordar el tipo de políticas empleadas por cada tipo de auditoría.

En un segundo cuadro, se realizará un análisis de los supuestos en las técnicas de inspección, cálculo y análisis.

 

AUDITORÍA EN EL SECTOR PÚBLICO.

 

Tomada de Facebook, Vara R. 2020.

 

De acuerdo a Hernández (2012), la auditoría en el sector público es una actividad que se realiza de manera independiente y para apoyar a la función directiva, que tiene un enfoque en el examen objetivo, sistemático y de evaluación de las operaciones financieras y administrativas realizadas por la entidad pública; así como de los sistemas y de los procedimientos implantados; de la estructura orgánica de la operación y de aquellos programas,  objetivos y metas alcanzadas por las Dependencias, los Órganos Descentralizados y Entidades de la Administración Pública Federal, así como también de la Procuraduría General de la República con la finalidad de que se pueda determinar el grado de eficacia, eficiencia, economía, imparcialidad, efectividad, honestidad y apego a la normatividad con que se administran todos los recurso públicos que les han sido conferidos; así como la calidez y calidad con que se han prestado los servicios públicos a la ciudadanía.

Este examen sistemático, de acuerdo a Salvador (2014), aparte de objetivo es multidisciplinario, propositivo, organizado y de manera comparativa de las actividades gubernamentales orientada a la ejecución de una política pública ya se general, institucional, sectorial o regional, y todos aquellos proyectos que funcionan en la unidad administrativa.

De esta manera se puede medir el impacto de la gestión pública que tiene en la sociedad y poder hacer una comparación entre lo planeado o propuesto con lo realmente alcanzado. Por lo que el examen debe incluir la identificación de las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Normalmente, estas auditorías se hacen para evaluar el desempeño de la gestión pública.

En el siguiente estudio de caso se realizará una revisión de nómina y expedientes, para determinar el tipo de auditoria al que pertenecen los supuestos y políticas presentadas.

 

Estudio de Caso. Revisión de Nómina y Expedientes.

 

Planteamiento:

 

Considerando que la auditoría financiera revisa aspectos numéricos de la entidad, la auditoría operacional examina aspectos de las operaciones y controles de la misma, y la auditoría administrativa revisa la actuación del elemento humano en cuanto al cumplimiento de las políticas, con los siguientes datos revisa la nómina que a continuación se presenta.

 

Propósito:

El objeto de la auditoría de revisión de nómina y expedientes del ente público, es presentar sugerencias convenientes para los 6 supuestos presentados en el caso práctico, a fin de verificar que se hayan realizado bien los registros de nóminas en los expedientes correspondientes. La revisión se realiza en cuanto a lo financiero, operaciones y controles y el cumplimiento de las políticas, utilizando las técnicas de inspección, cálculo y análisis para dicha auditoría.

 

Sugerencias para cada supuesto:

 

1.    Para efectos de que el ejemplo se pueda utilizar en varios períodos, los importes de ISPT y de ISSSTE son estimados.

 

         Para contar con información al día y confiable, es importante que se realice un registro automatizado de las deducciones del ISPT y del ISSSTE

 

        Es necesario hacer uso de herramientas tecnológicas y programas que permitan el registro de las deducciones para poder estimar quincenalmente, siguiendo la normatividad aplicable.

 

2.    Se utilizarán importes redondeados (sin centavos)

 

Para el cálculo de nómina es importante que se utilicen cantidades redondeadas o sin centavos

           El registro de nómina debe realizarse con cantidades cerradas o redondeadas en los estados financieros

 

3.    La nómina es mensual

 

          Para mejor control la nómina debe calcularse quincenalmente

          Para mejor cálculo de las percepciones debe realizarse quincenalmente y llevar un registro de las percepciones de cada empleado

 

4.    Último año (de la revisión) 2020

Se deben revisar en su totalidad los expedientes del área financiera, para hacer el análisis de la nómina pagada en tiempos extras, cada dos meses

 

Debe ser revisado en su totalidad la nómina del área operacional, para actualizarse y depurar las bajas o renuncias

 

5.    Penúltimo año  2019

Se debe revisar en su totalidad el área administrativa, para hacer una inspección y respectiva actualización de las cuotas sindicales cada dos meses

 

Deben revisarse los registros de asistencias, faltas y permisos y de ser necesario, actualizar las deducciones

 

6.    Antepenúltimo año  2018

Se  deben revisar los expedientes cada tres meses para comprobar si todos cuentan con contrato formal, de no ser así, realizarlo y que sea firmado con la fecha de inicio de actividades.

Se  deben revisar los expedientes para actualizar la información y cambios de datos personales por lo menos cada seis meses

 

 

Políticas:

 

·         Las horas extras deben ser autorizadas por el jefe inmediato y por el Departamento de Recursos Humanos

·         Los préstamos se conceden a partir del segundo año de haber ingresado

·         La cuota sindical es el 0.50 % sobre el sueldo nominal y cualquier otro pago recibido

·         Todo empleado al ingresar a la entidad debe asistir a un curso de inducción

 

Trabajo de auditoría a realizar:

 

            Procedimiento

·         Revisión de nómina y expedientes

 

Técnicas

·         Inspección

·         Cálculo

·         Análisis

Tabla de supuestos y sugerencias por tipo de auditoría.

POLÍTICAS	AUDITORÍA FINANCIERA	AUDITORÍA OPERACIONAL	AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Las horas extras deben ser autorizadas por el jefe inmediato y por el Departamento de Recursos Humanos		1.     Se hizo la revisión del pago de horas extras del mes de mayo, sin que exista registro, por lo que se sugiere utilizar reloj checador para obtener un registro de las horas extras 2.     Se realizó la revisión de autorización de horas extras por parte del jefe inmediato, sin que se encontraran ordenadas, por lo que se sugiere utilizar un libro de registro de horas extras laboradas autorizadas por el jefe inmediato 3.     Se realizó la revisión de horas extras en el Departamento de Recursos Humanos sin que se encontraran todas autorizadas, por lo que se sugiere un libro de registro y su respectiva autorización. 4.     Las horas extras se registran mensualmente, por lo que se sugiere el registro se lleve quincenalmente conforme al pago normal 5.     Las horas extras se pagan mensualmente, por lo que se sugiere se realice el pago quincenal conforme a la nómina tradicional
Los préstamos se conceden a partir del segundo año de haber ingresado			1.     Se hizo una revisión de los expedientes los cuales no se encuentran actualizados, por lo que se sugiere se actualicen por lo menos anualmente 2.     Se revisaron los expedientes y se encontró con que se concedieron préstamos sólo a los empleados que tenían dos años de ingreso, por lo que se sugiere que sea a partir del año de su ingreso a laborar 3.     Al revisar los expedientes se encontró con que los pagos a préstamos se hacían en ventanilla, por lo que se sugiere el monto del pago sea descontado vía nómina 4.     Los préstamos se conceden a los empleados de mayor antigüedad por lo que se sugiere que estos se hagan de acuerdo al desempeño y capacidad del empleado 5.     Al hacerse la revisión del expediente se encontró con que muchos de los préstamos no fueron liquidado en su totalidad debido a que renunciaron al puesto, por lo que se sugiere que al liquidar al empleado se le descuente el adeudo correspondiente
La cuota sindical es del 0.50% sobre el sueldo nominal y cualquier otro pago recibido	1.     Se revisó la nómina y se detectó que la cuota sindical se aplica también a cualquier otro pago recibido, por lo que se sugiere sólo sea aplicada al sueldo nominal 2.     Se detectó que la cuota sindical se registra mensualmente, por lo que se sugiere que se lleve un registro quincenal 3.     Se revisaron los expedientes y se encontró que a los empleados con permiso por enfermedad se les aplicó doble cuota, por lo que se sugiere llevar un registro el cual sea firmado por el empleado como respaldo de conformidad 4.     Los expediente revisados no se encuentran actualizados por lo que se sugiere tenerlos al corriente al final de cada mes 5.     En la revisión se detectó que no a todos los empleados pagaban cuota sindical, por lo que se sugiere que se lleve un registro de todos los empleados y se aplique en general la cuota
Todo empleado al ingresar a la entidad debe asistir a un curso de inducción			1.     Al revisar los expedientes se encontró con que no todos los empleados fueron capacitados al ingresar, por lo que se sugiere que antes de firmar contrato lleven a cabo su respectiva capacitación 2.     Se encontró que no todos los empleados cumplen el total del curso de capacitación, por lo que se sugiere firmar una lista de asistencia para comprobar la capacitación requerida 3.     Se encontró que algunos empleados de confianza no llevaron el curso de inducción, por lo que se sugiere que al término del curso se otorgue constancia la cual debe ser requisito para su contratación 4.     Se detectó que algunos empleados a pesar de cursar la capacitación de inducción, no lograron las aptitudes necesarias para ocupar el puesto, por lo que se sugiere que al ingresar se realice una entrevista para conocer de manera rápida si cuentan con aptitudes para seguir en la siguiente etapa 5.     Se encontró con que algunos empleados necesitan de actualizarse para realizar la función que les fue conferida ya que siguen con prácticas obsoletas que dificultan la gestión, por lo que se sugiere se impartan cursos de actualización cada seis meses.

 

Para conocer información que permitiera los supuestos, se realizó el método de memoranda y cuestionario para llevar la evaluación del control interno.

Es de suma importancia que se tomen en cuenta las sugerencias emitidas para la mejora de procesos y registros en expedientes y cálculo de la nómina y sus respectivas deducciones, lo cual se verá reflejado en el desempeño y funcionamiento de la gestión. De tal manera que se puedan solventar las fallas detectadas y con ello optimizar el uso eficiente de los recursos públicos y el cumplimiento de los objetivos de la entidad gubernamental.

 

 

 

 

 

 

Tabla de políticas por Técnica de auditoría.

POLÍTICAS	INSPECCIÓN	CÁLCULO	ANÁLISIS
Las horas extras deben ser autorizadas por el jefe inmediato y por el Departamento de Recursos Humanos		1.       Se realizó la revisión del registro de horas extras 2.       Se revisó la autorización del jefe inmediato 3.       Se revisó la autorización del Departamento de Recursos humanos 4.       Se revisaron los registros semanales de horas extras laboradas 5.       Se revisó que el cálculo total de las horas extras sea conforme a la normatividad
Los préstamos se conceden a partir del segundo año de haber ingresado	1.       Se realizó la revisión de la información de los préstamos realizados 2.       Se revisó la lista de contrataciones de personal de los diez últimos años 3.       Se revisó los comprobantes de préstamos y sus respectivas liquidaciones 4.       Se revisó el estado de cada préstamo realizado a los empleados 5.       Se realizó la revisión de la frecuencia con que se otorgan los préstamos a los empleados
La cuota sindical es del 0.50% sobre el sueldo nominal y cualquier otro pago recibido			1.       Se revisó la nómina del ejercicio anterior para verificar las aportaciones de cuota sindical 2.       Se revisó que el cálculo de la cuota sindical sea el correcto 3.       Se revisó que el cálculo de la  cuota sindical se registrara con importes cerrados y no en centavos 4.       Se revisó que otros pagos también se registraran en importes cerrados 5.       Se revisó que la cuota sindical se descontara a todos los empleados
Todo empleado al ingresar a la entidad debe asistir a un curso de inducción	1.       Se revisó la lista de los empleados de nuevo ingreso 2.       Se revisó el registro de los empleados al curso de inducción 3.       Se revisó que todos los empleados registrados en el curso de inducción, lo culminaran en tiempo y forma 4.       Se revisó que los empleados que participaron en el curso de inducción lograran desempeñar las competencias para el cargo que aspira 5.       Se revisó que todos los empleados tomaran puntualmente el curso de inducción y sin faltar un solo día.

 

 

CONCLUSIONES.

 

Como se pudo observar, la importancia de la auditoría en el sector público es que contribuye a crear las condiciones adecuadas y a fortalecer las expectativas de que tanto las entidades del sector público como los servidores públicos deben desempeñar sus funciones de manera eficiente, eficaz y ética profesional. Y así mismo, se responsabilizan sobre el uso de los recursos públicos que provienen de los impuestos y otras fuentes como los ingresos petroleros.

La finalidad de la auditoría es evaluar y preservar una administración sana y racional de los recursos disponibles del sector público, así como evaluar su funcionalidad, operación, diseño estructural, legalidad y todos los aspectos inherentes a través de mecanismos que se consideren adecuados por el auditor.

Esta revisión sistemática de hechos y circunstancias de la administración pública se realiza con la finalidad de comprobar que se cumplan con los objetivos del estado.

Es importante identificar los diferentes tipos de auditoría y las técnicas y procedimientos que se deben aplicar en determinados casos, con la finalidad de poder emitir sugerencias de mejora en el uso eficiente de los recursos públicos y el cumplimiento de objetivos de una entidad pública.

Los órganos internos de control de cada entidad o dependencia, aplican la auditoría financiera de manera permanente. Para evaluar la eficiencia, la eficacia y la congruencia de las operaciones en los tres niveles de gobierno, se aplica la auditoría financiera. En la auditoría operacional se revisan los procesos de obra pública y la prestación de servicios.

Es importante que las entidades del sector público se apeguen a la legalidad y normativa en el ejercicio de sus actividades o administración pública, ya que ello coadyuva a la rendición de cuentas y transparencia en la realización de sus operaciones; como lo son la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, la Ley Federal de Empresas Paraestatales, la Ley de Planeación, Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAFÍA.

 

Cantillo A. (2016). Auditoría en el Sector Público. 18 de mayo de 2021, de Youtube Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=WLBpIlbzJmo

Carcaño R. (2013). Auditoría Interna en el sector público. 18 de mayo de 2021, de COFAE Recuperado de: http://www.oas.org/juridico/pdfs/mesicic4_ven_cur_aud_sec_publ.pdf}

Cedeño J. (2016). Auditoría en el Sector Público. 18 de mayo de 2021, de Youtube Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=9aV0IBPPmKU

Hernández C. (2012). Auditoría en el Sector Público. 18 de mayo de 2021, de Slideshare Recuperado de: https://es.slideshare.net/XPTSCHABELOTHUGS/auditoria-en-el-sector-publico

Salvador2375. (2014). Auditoría en el Sector Público. 18 de mayo de 2021, de Author Stream Recuperado de: http://www.authorstream.com/Presentation/salvador2375-1066035-auditoria-del-sector-publico/

UNADM, BUAP, IPN. (2020). M18 Auditoría Gubernamental. Unidad 2. Ejecución del Proceso de Auditoría. 8 de mayo de 2021, de UNADM Recuperado de: https://campus.unadmexico.mx/course/view.php?id=1054#section-5

 

 

REFERENCIAS.

 

Dirección General de Planeación Estratégica. (2020). Fiscalización Superior de la Cuenta Pública. Infografía. Tipo de Auditoría. 18 de mayo de 2021, de ASF Recuperado de: http://www.asf.gob.mx/uploads/748_Infografias/PAAF_2020_-Tipo_Auditoria_08-02-21.jpg

Vara R. (2020). Auditoría del Sector Público. 18 de mayo de 2021, de Facebook Recuperado de: https://www.facebook.com/auditoriasectorpublico/