Elementos del Plan de Auditoría

 

INTRODUCCIÓN.

 

La acción de Fiscalizar implica realizar una inspección, revisión, vigilancia, seguimiento, supervisión, control y cualquier forma de evaluación de la gestión pública y toda acción financiera y operacional que implique la aplicación de recursos públicos.

Por lo mismo, la rendición de cuentas es la base de la fiscalización, ya que un gobierno responsable, tiene la obligación de llevar el buen manejo de los recursos públicos, en respuesta al grado de exigencia de la ciudadanía. Y la calidad de la rendición de cuentas, depende mucho de la responsabilidad con que los funcionarios y servidores públicos electos asuman la gestión en una institución pública.

La fiscalización no puede considerarse como un mal necesario, al contrario, es un aliado para que se puedan cumplir con eficacia y eficiencia las responsabilidades de los servidores públicos.

Ahora bien, la auditoría gubernamental es el mecanismo que sirve de control y vigilancia para las autoridades del sector público y permite el ejercicio de funciones de supervisión, control y fiscalización  de manera independiente, profesional, confiable; promoviendo así la eficiencia y eficacia en los procesos de fiscalización de los recursos públicos.

La fiscalización debe realizarse con apego a normas y criterios, disposiciones del Código de Ética para no encubrir actos ilícitos y no actuar arbitrariamente con los auditados. Para llevar la fiscalización se tiene que realizar una planeación y programación, el desarrollo de la auditoría, y finalmente un control y seguimiento.

Así, la auditoría gubernamental, como examen objetivo y sistemático de las operaciones financieras y administrativas de una entidad y que es practicado con posterioridad a su ejecución y evaluación, debe llevar una planificación o plan de auditoría para establecer el objetivo, el trabajo a realizar y los resultados que se deben de entregar; de esa revisión o análisis efectuado a los registros contables, sistemas y mecanismos administrativos y a todos los procedimientos de control interno de una organización, para determinar opiniones sobre su funcionamiento.

Este Plan de Auditoría prevé los procedimientos que se aplicarán con la finalidad de que obtengan resultados o conclusiones válidas y objetivas que servirán como soporte de la revisión o examen de una entidad.

La siguiente actividad tiene como finalidad conocer la estructura del Plan de Auditoría, sus elementos y todas las actividades que realiza el auditor en todo el proceso de auditoría, para poder establecer el objetivo de la auditoría, el trabajo a realizar y los resultados a entregar.

 

ELEMENTOS DEL PLAN DE AUDITORIA.

 

Tomada de Auditool

La Auditoría Gubernamental tiene como objetivo promover mejoras en la economía, efectividad, eficiencia, operación y controles gerenciales de las entidades. Consiste en supervisar el sistema contable, los libros principales y todos los registros contables de la entidad, y revisar todos los procesos con el propósito de aumentar la economía, efectividad y eficiencia en la aplicación de los recursos públicos.

La información que se arroja sirve a los Poderes del Estado y al público en general, para verificar el cumplimiento de los programas y de legalidad aplicada en el ejercicio del presupuesto. Se rige por Leyes, Normas y Procedimientos de Auditoría (Periódico Oficial, 2008).

La planificación de una auditoría de manera adecuada, permite organizar y dirigirla para que se pueda realizar de manera eficaz y eficiente; de tal manera que se pueda prestar una adecuada atención a áreas importantes, para poder identificar y resolver de manera oportuna los problemas más potenciales; poder responder a riesgos previstos; asignar el trabajo de supervisión de forma apropiada para poder revisar el trabajo realizado por los auditores, permitiendo total coordinación.

En el Plan de Auditoría se establece la naturaleza de ésta, el momento para su realización y todos los procedimientos de auditoría que se aplicarán durante la ejecución. Esta preparación previa al trabajo de auditoría es indispensable para que se desarrolle con éxito y sirve como una estrategia para enfrentar los riesgos identificados al realizar la revisión y verificación de las cuentas anuales de la entidad y de todos los estados financieros y documentos contables.

En el siguiente caso práctico se mostrará la estructura de un Plan de Auditoría para conocer los elementos que lo integran y las actividades que realiza el auditor para poder emitir el informe de la entidad a auditar.

 

 

Estudio de Caso. Plan de Auditoría.

 

Instrucciones: con los siguientes datos, elaborar el plan de auditoría correspondiente.

 

Los procedimientos de auditoría a aplicar en la visita preliminar son el estudio y evaluación del control interno, pruebas de cumplimiento, revisión de cuentas de balance, la circularización de saldos de activos y pasivos al 31 de octubre del presente año y el cálculo de depreciaciones de activos. En la visita final la toma física de inventarios, arqueos de caja y de otros valores, la revisión de cuentas de resultados y la terminación al 100 % de pendientes existentes.

 

 

La entidad a auditar es la empresa Comercializadora Mexicana, S. A. de C.V., fundada el 12 de marzo de 1995 que se ubica en la Ciudad de México, siendo su principal actividad la importación, exportación y comercialización de todo tipo de artículos para el hogar y la industria. Cuenta con 32 empleados, incluidos directivos, personal administrativo y de ventas.

 

La empresa presenta al 31 de diciembre del año anterior las siguientes cifras:

 

Ventas $ 89, 148,834.00

Costo de ventas $ 41, 834,098.00

Gastos de administración $ 4, 158,369.00

Gastos de ventas $ 5, 760,896.00

Está constituida conforme a las leyes mercantiles, fiscales (persona moral) y de todo tipo existentes en la República Mexicana, en especial de la Ciudad de México y la delegación Miguel Hidalgo donde tiene su domicilio en calle Lago Malar 2135, colonia Argentina C.P.11320.

El personal de auditoría que intervendrá es el siguiente: Elia Ramírez M. socia responsable, 50 horas; Gilberto García P., gerente de auditoría, 100 horas; Miguel Herrera E., supervisor, 160 horas; 3 ayudantes de auditoría (cada uno con 180 horas).

Control interno              100 horas

Cuentas de balance       320 horas

Cuentas de resultados   360 horas

Informe                             70 horas

Sus proveedores son nacionales y extranjeros (aproximadamente 39) y sus clientes son las tiendas departamentales y cadenas de autoservicio.

Deberán entregarse 10 ejemplares del informe de auditoría

La auditoría abarca del 1º de enero al 31 de diciembre del año en curso, por lo que iniciaremos con una auditoría preliminar en el mes de noviembre del presente año, entregando un informe de avance al día 20 de diciembre; la auditoría final se realizará durante el mes de febrero del siguiente año, para entregar el Informe el 31 de marzo.

Los principales funcionarios de la empresa son: Gerardo Victoria J., gerente general; Arturo Mayagoitia P., director de finanzas; Rosario López V., contadora general; Francisco Edgar Ruiz, gerente de ventas.

Nombre de quien elabora el Plan de auditoría

Nombre de quien revisa el Plan de auditoría (gerente)

Nombre de quien autoriza el Plan de auditoría (socio/a)

Una de las situaciones a considerar de manera especial es que ésta es la primera auditoría que realizamos como despacho a esta entidad, además del hecho de que probablemente se fusione el año entrante con otra empresa comercializadora del norte del país. El 60 % de sus operaciones de compra son en moneda extranjera.

 

Cuadro Comparativo de la elaboración del Plan de Auditoría.

 

TIPO DE AUDITORÍA	FINANCIERA	OPERACIONAL	ADMINISTRATIVA
NOMBRE DE LA ENTIDAD	Comercializadora Mexicana, S.A. de C.V.	Comercializadora Mexicana, S.A. de C.V.	Comercializadora Mexicana, S.A. de C.V.
PERIODO A AUDITAR	Del 1º de enero al 31 de diciembre de 2020	Del 1º de enero al 31 de diciembre de 2020	Del 1º de enero al 31 de diciembre de 2020
UBICACIÓN	Calle de Lago Malar 2135, Col. Argentina.  Miguel Hidalgo. Ciudad de México. C. P. 11320	Calle de Lago Malar 2135, Col. Argentina.  Miguel Hidalgo. Ciudad de México. C. P. 11320	Calle de Lago Malar 2135, Col. Argentina.  Miguel Hidalgo. Ciudad de México. C. P. 11320
ACTIVIDAD	Importación, exportación y comercialización de artículos para el hogar y la industria.   Ventas anuales por $89,148,834.00 Costo de ventas de $41,834,098.00   El 60% de sus operaciones de compra son en moneda extranjera.	Importación, exportación y comercialización de artículos para el hogar y la industria.   Gastos de Ventas de $5,760,896.00     Sus proveedores son nacionales y extranjeros. Sus clientes son tiendas departamentales y cadenas de autoservicios	Importación, exportación y comercialización de artículos para el hogar y la industria.   Gastos de Administración de $4,158,369.00
NORMATIVIDAD APLICABLE	Leyes mercantiles, fiscales y otras existentes en la República Mexicana y de la Ciudad de México.	Leyes mercantiles, fiscales y otras existentes en la República Mexicana y de la Ciudad de México	Leyes mercantiles, fiscales y otras existentes en la República Mexicana y de la Ciudad de México
REGIMEN FISCAL	Persona Moral Lucrativa	Persona Moral Lucrativa	Persona Moral Lucrativa
PRINCIPALES FUNCIONARIOS Y PUESTO	Arturo Mayagoitia P. Director de Finanzas   Gerardo Victoria J. Gerente General   Rosario López V. Contadora General   Francisco Edgar Ruíz Gerente de Ventas	Arturo Mayagoitia P. Director de Finanzas   Gerardo Victoria J. Gerente General Rosario López  V. Contadora General   Francisco Edgar Ruíz Gerente de Ventas	Arturo Mayagoitia P. Director de Finanzas   Gerardo Victoria J. Gerente General   Rosario López V. Contadora General   Francisco Edgar Ruíz Gerente de Ventas
TAMAÑO DE LA ENTIDAD	1 Gerente de Auditoría 1 Socia responsable	3 ayudantes de auditoría	1 supervisor
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA	Revisión de cuentas de balance Circularización de saldos de activos y pasivos al 31 de octubre Cálculo de depreciaciones de activos	Cálculo de depreciaciones de activos	Estudio y evaluación de control interno Pruebas de cumplimiento
SITUACIONES ESPECIALES	Es la primera auditoría que realiza el despacho Posible fusión con otra empresa comercializadora del norte del país para el siguiente año	Es la primera auditoría que realiza el despacho Posible fusión con otra empresa comercializadora del norte del país para el siguiente año	Es la primera auditoría que realiza el despacho Posible fusión con otra empresa comercializadora del norte del país para el siguiente año
PERSONAL DE AUDITORÍA	Cuenta con 32 empleados en toda la empresa.	Cuenta con 32 empleados en toda la empresa.	Cuenta con 32 empleados en toda la empresa.
PRESUPUESTO DE TIEMPO	150 horas	540 horas	160 horas
PRESUPUESTO DE TIEMPO POR ÁREA/OPERACIONES A REVISAR	Cuentas de Balance 320 horas   Cuentas de Resultados 360 horas	Control Interno 100 horas	Informe 70 horas
FECHAS DE ENTREGA DE LOS INFORMES	Preliminar: Noviembre 2021 Avance: 20 de diciembre 2021 Informe Final: 31 de marzo 2022.	Preliminar: Noviembre 2021 Avance: 20 de diciembre 2021 Informe Final: 31 de marzo 2022.	Preliminar: Noviembre 2021 Avance: 20 de diciembre 2021 Informe Final: 31 de marzo 2022.
NÚMERO DE EJEMPLARES DEL INFORME	10 ejemplares	10 ejemplares	10 ejemplares
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ELABORA, REVISA Y AUTORIZA EL PLAN DE AUDITORÍA	Elabora: Sonia Sánchez Espinosa   Revisa: Gilberto García P.   Autoriza: Elia Ramírez M.	Elabora: Sonia Sánchez Espinosa   Revisa: Gilberto García P.   Autoriza: Elia Ramírez M.	Elabora: Sonia Sánchez Espinosa   Revisa: Gilberto García P.   Autoriza: Elia Ramírez M.
CONCLUSIONES	En esta auditoría se revisarán las transacciones, operaciones y registros financieros para verificar si la información financiera es confiable y útil.	En esta auditoría se realizará el examen de la eficiencia en la asignación de los recursos financieros, humanos y materiales, mediante el análisis de los sistemas de operación.	En esta auditoría se verificará, evaluará y se promocionará el cumplimiento del proceso administrativo que se sigue en cada área de la empresa, así como la calidad administrativa en general.

 

 

No existe ninguna Norma Técnica de Auditoría específica para el procedimiento que debe seguir un auditor para realizarla, pero es muy importante que las conozca y que contemple en su planificación el impacto que estas pueden tener en el desarrollo del trabajo de auditoría, ya que ello permitirá establecer dónde se va a realizar el trabajo de supervisión; cuándo o en qué periodo;  qué tipo de informes se deben emitir; para qué fechas debe estar finalizado; cuáles son los medios materiales y humanos que se utilizarán para realizar el trabajo.

El contenido del Plan de Cuentas depende de las circunstancias específicas del motivo de la auditoría o las particularidades de la entidad. Ahora bien, no debe confundirse el Plan de Auditoría con el Programa de Auditoría. El Plan es la descripción de las actividades y todos los puntos que se van a examinar en una auditoría, y lo debe redactar el auditor que llevará a cabo la auditoría, el cual debe prepararse con antelación.

El Programa es la planificación de la auditoría que se llevará en un periodo determinado, donde se establecen las fechas de las auditorías a realizar, ya sean internas o externas y los procesos a auditar, la frecuencia, el tipo de auditoría y las fechas de realización (Torres, 2019).

 

 

CONCLUSIONES.

 

Como se pudo constatar, para llevar a cabo la auditoría, es indispensable que el auditor realice una planeación de la misma, mediante el Plan de Auditoría. Este documento formal mediante el cual el auditor va a establecer el objetivo del trabajo de revisión, el trabajo que tiene que realizar y los resultados que tiene que entregar; y el cual tiene que ser elaborado mucho antes de iniciar el trabajo de auditoría.

Es importante que el auditor tenga experiencia en el tema, conocimiento del área y de la entidad que va a auditar, pues es indispensable para poder emitir las instrucciones de cuándo, dónde y por quién será realizada la revisión.

De esta manera se podrán examinar las cuentas anuales, todos los estados financieros y demás documentos contables, que se realizaron siguiendo un marco normativo de información financiera para su aplicación, con la finalidad de emitir el informe de auditoría. Previa la planificación para darle un rumbo adecuado a la revisión y verificación de la información.

Los datos más comunes que debe de llevar un Plan de Auditoría son el tipo de auditoría a realizar, la entidad que se examina, el período a auditar, ubicación del ente, la actividad realizada, la normatividad aplicable y el régimen fiscal de la entidad, los nombres de los principales funcionarios y los puestos que ocupan, el tamaño de la entidad para poder conocer la magnitud del número de empleados, el presupuesto que se maneja, los principales rubros utilizados para el registro de los ingresos, gastos, inversiones; los procedimientos de auditoría que se aplica en cada etapa de las visitas, ya sea inicial, intermedia o final; las situaciones especiales de la entidad; los datos del personal que lleva a cabo la auditoría y categoría del personal asignado;  el presupuesto destinado para la realización de la auditoría, así como el de las áreas a revisar y el del todo el personal que realizará el trabajo; fechas de entrega de los informes, ya se de avance o informe final; el número de informes a entregar; el nombre y firma de quien elabora, revisa y autoriza el Plan de Auditoría.

Así, el llevar una adecuada planificación permite llevar un proceso ordenado para establecer las metas que se quieren alcanzar y los medios convenientes por los que se pretenden lograr.

Mediante el caso práctico de Comercializadora Mexicana S.A. de C.V. se pudo conocer la estructura del Plan de Auditoría de una empresa en el sector privado, sin el cual no se podría llevar a cabo el desarrollo de la auditoría de manera exitosa.

 

 

BIBLIOGRAFÍA.

 

Apuntes para Universitarios. (2007). Clasificación de la Auditoría Gubernamental. 30 de abril de 2021, de Edukativos.com Recuperado de: https://edukativos.com/apuntes/archives/219

Barroso M. (2011). La adecuada planificación de una auditoría, una garantía de éxito. 30 de abril de 2021, de Deloitte Recuperada de: http://pdfs.wke.es/4/6/3/9/pd0000064639.pdf

Actualícese. (2019). Planificación de la Auditoría: proceso importante para una correcta ejecución. 29 de abril de 2021, de Actualícese Recuperado de: https://actualicese.com/planificacion-de-la-auditoria-proceso-importante-para-una-correcta-ejecucion/

UNADM, IPN, BUAP. (2021). M18 Contabilidad Gubernamental Unidad 1 La Auditoría. 26 de abril de 2021, de UNADM Recuperado de: https://campus.unadmexico.mx/course/view.php?id=1054#section-4

 

REFERENCIAS.
 

Auditoría Externa. (2016). Importancia de la Planificación de una Auditoría. 29 de abril de 2021, de Auditool Sitio web: https://www.auditool.org/blog2/auditoria-externa/4274-importancia-de-la-planificacion-de-una-auditoria

Periódico Oficial. (2008). Manual de Auditoría Gubernamental. 29 de abril de 2021, de Gobierno del Estado. Poder Legislativo Recuperado de: http://www.aseg.gob.mx/Descargas/Normativa_Institucional/Manual%20de%20Auditor%C3%ADa%20Gubernamental.pdf

Torres I. (2019). (Enfrentados, cara a cara) Programa de Auditoría vs Plan de Auditoría. Dos conceptos parecidos, pero no iguales. 30 de abril de 2021, de Ive Consultores Recuperado de: https://iveconsultores.com/programa-auditoria-y-plan-de-auditoria/