Los momentos contables del egreso
Toda
vez que la Cámara de Diputados ha aprobado el Presupuesto de Egresos y
realizado las modificaciones de reducción o ampliación pertinentes, se da paso
a la fase de afectación patrimonial, donde a través del Sistema de Contabilidad
Gubernamental cada ente público debe registrar todas las operaciones contables
y presupuestarias derivadas de la gestión pública.
Estos
registros o procedimientos para la generación de información deben estar
estructurados sobre principios técnicos y normativa del CONAC que faciliten el
reconocimiento de operaciones tanto de sus ingresos como sus egresos, de sus
activos, pasivos y patrimonio, con registros ordenados, congruentes, realizados
en forma automática y en tiempo real, de tal manera que permitan vincular las
cuentas contables y presupuestales, mejor conocidas como Cuentas de Orden.
Por
eso es importante que se comprenda cada una de las etapas del Presupuesto de
Egresos y el alcance que tienen, desde la afectación patrimonial o momentos en
que se vinculan las cuentas patrimoniales con las cuentas presupuestales, pues
para cada cuenta presupuestal el CONAC emite un Plan de Cuentas o Lista de
Cuentas para cada momento contable del egreso, que de manera acumulativa
refleja la situación que guarda el ente público en el ejercicio de su
presupuesto.
En
el presente trabajo se analizará la importancia de comprender los momentos
contables, la facilidad para realizar los registros contable-presupuestales
mediante la matriz de conversión, que permitan identificar el proceso de las
modificaciones presupuestales y su procedencia.
Los
momentos contables son las etapas en que se realiza o plasma el gasto, su
registro o anotación contable en libros, de acuerdo a una estructura y con base
en normativas emitidas por el Consejo Nacional de Armonización Contable.
Son
las instancias de la gestión financiera de un ente público, que tienen un efecto
patrimonial o presupuestario. Es decir, son las etapas de los procesos
administrativos que se llevan a cabo para realizar un gasto o un ingreso, tal
como lo dicta la Ley de Contabilidad Gubernamental y que por su valor
informativo o efecto económico financiero deben ser registradas en el Sistema
de Contabilidad Gubernamental. (CONAC, 2009).
Se
plasman mediante registros contables en un libro de contabilidad como documento
físico, aunque hoy en día existen muchas herramientas tecnológicas que nos facilitan
la tarea de plasmar todo movimiento contable de un ente con el único objetivo
de proporcionar información financiera del mismo.
Es decir, anteriormente el profesional que se encargaba de llevar el
Plan de Cuentas en un ente gubernamental era el Contador Público, todos los
registros o asientos de sus operaciones se hacían mediante procedimientos
manuales y utilizando pólizas para hacer los registros de las operaciones
contables y todo el manejo de datos financieros.
Hoy, con el uso de la tecnología y la armonización contable, se maneja
por medio de una base de datos para utilizar un proceso sistematizado con ayuda
de herramientas como los catálogos o clasificadores y un plan de cuentas,
matrices de conversión o tablas de equivalencia que ayudan a generar los
registros en pólizas automatizadas, que dejan a un lado los sistemas
tradicionales, ahorrando tiempo y haciendo más eficiente el proceso de registro
de la información.
Es
así que para que toda transacción quede registrada en los distintos momentos del
ejercicio presupuestario, se utiliza una herramienta o instrumento conocido
como matriz de conversión, la cual permite la relación entre el Plan de Cuentas
o Lista de Cuentas y los Clasificadores por Objeto de Gasto o Tipo de Gasto,
mediante la partida doble en la contabilidad general, con el fin de
estandarizar los registros de los movimientos económicos realizados por el ente
público y presentar la información financiera de forma armonizada que permita
su posterior fiscalización.
Como bien lo refiere el periódico oficial del Estado de Jalisco: Las matrices de conversión permiten que toda
transacción que se registre en cualquier momento del ejercicio presupuestario,
se transforme en una asiento de partida doble en la contabilidad general
(Matrices de Conversión, Jalisco, 2010).
MOMENTO
CONTABLE
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AFECTACIÓN CONTABLE y PRESUPUESTAL
|
EJEMPLO
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APROBADO
Son las asignaciones presupuestarias anuales comprometidas en el
presupuesto de Egresos.
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No
hay afectación contable puesto que es el monto que ha aprobado la Cámara de Diputados, por lo que su
afectación sólo es presupuestal
|
Es
el proyecto de presupuesto de egresos aprobado para las entidades y que se
pública en el DOF. En el caso de los Municipios su presupuesto es aprobado
por ellos mismos y es publicado en el Periódico Oficial del Estado.
|
MODIFICADO
Son el importe de los incrementos o decrementos al Presupuesto de
Egresos Aprobado.
|
No
hay afectación contable, puesto que es el momento en que se hacen
adecuaciones, ya sea para aumentar o disminuir el monto que se otorga en
presupuesto, pero si afectación presupuestal
|
Modificaciones
que se hacen al presupuesto de egresos por baja recaudación o por asignar
recursos a otro programa, significa reducción y aumento respectivamente.
|
COMPROMETIDO
Representa el monto de las aprobaciones para ejecutar o aplicarlo en
los proyectos y programas
|
No
hay afectación contable puesto que aún no se realizan los gastos que se
tienen pensados efectuar durante el ejercicio, pero sí presupuestal puesto
que es el presupuesto que en cada ejercicio se gasta
|
Valor
de las prestaciones laborales del personal permanente, que representan gastos
que se apartan para el funcionamiento de la entidad
|
DEVENGADO
Es el momento en que se enlazan los registros contables y
presupuestales pues es cuando se reconoce una transacción que afecta
económicamente
|
Tiene
afectación contable y presupuestal al materializarse las obligaciones
contraídas para que los programas funcionen
|
Cuando
ya se realiza el registro del momento contable en libros de contabilidad que
servirán para realizar la información financiera de la entidad
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EJERCIDO
Representa las cuentas por liquidar
|
Tiene
afectación contable y presupuestal al realizar un pago de una obligación
devengada por parte de Tesorería
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La
orden de pago para que sea pagada en tesorería y que están pendientes de
pagar y que reflejan un gasto o salida
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PAGADO
Representa la cancelación total o parcial de las obligaciones de pago
|
Tiene
afectación contable y presupuestal cuando se registra que se ha liquidado una
obligación contraída
|
Al
extender un cheque o realizar una transferencia para pagar una obligación lo
que refleja un gasto
|
Para
mejor comprensión en el siguiente cuadro sinóptico se
puede identificar cuáles son los momentos contables del presupuesto de egresos,
qué tipo de afectación tienen y su relación con las matrices de conversión.
Es importante que a la hora de realizar los registros
contables de un ente público, se tenga conocimiento de lo que es un presupuesto
y el efecto que tendrá en la información contable, la aplicación de los momentos
o etapas de los ingresos y egresos, de tal manera que se pueda identificar el
manejo/afectación de las cuentas presupuestarias/contables en las que
generalmente se registran los momentos contables del ingreso y del gasto.
Deben seguirse normas y metodología específica para la
determinación de los momentos contables para poder llevar un control y registro
de las etapas del Presupuesto tanto de ingresos como de egresos tal como lo
dicta la Ley General de Contabilidad Gubernamental para los entes públicos y
valerse de herramientas como las matrices de conversión para realizar los
registros.
Debido a que la matriz de conversión tiene incorporadas
automáticamente las relaciones entre los Clasificadores por Objeto de Gasto y
por Tipo de Gasto con el Plan de Cuentas o Lista de Cuentas de la Contabilidad,
se pueden generar los asientos en las cuentas contables a partir del registro
de las operaciones presupuestarias de ingresos, egresos y financiamiento, por
lo que la matriz de conversión al registrarse el Devengado de una transacción
presupuestaria de egresos de los respectivos clasificadores, facilita se
identifique en automático la cuenta de crédito a que corresponde cada operación
realizada y se genere en automático el asiento.
De igual modo, relaciona el medio de pago con la lista de
cuentas por medio de la matriz de pago de egresos. Esta tabla o matriz permite
que toda la transacción o registro de los distintos momentos del ejercicio del
presupuesto, se transforme en un asiento de partida doble en la contabilidad
general, al registrar la afectación contable y presupuestal, facilitando así el
correcto registro presupuestario y contable de la totalidad de operaciones que
se producen en un ente público, mediante cargos y abonos.
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