Reglas de registro contable

                      REGLAS DE REGISTRO CONTABLE.

Es de suma importancia que el profesional en Contaduría y Finanzas Públicas tenga conocimientos sobre las Reglas de Registro Contable, las cuales son obligatorias de acuerdo a la Ley de Contabilidad en los tres niveles de gobierno,  cuya finalidad es lograr la adecuada armonización de la información financiera de los entes públicos al momento de hacer sus registros contables, y que estén sustentadas por el Consejo de Armonización Contable, emitidas por acuerdo. (Diario Oficial 2010).

El CONAC ha estado trabajando en la normatividad contable, buscando la armonización y estableciendo Reglas de Registro desde el 2009, cuya finalidad es generar información financiera y presupuestal que sea confiable, de utilidad para los usuarios de la información  y que contribuya a maximizar  la transparencia en la rendición de cuentas, además de las tareas de fiscalización,  evitando así errores u omisiones que por desconocimiento de los lineamientos establecidos de los órganos reguladores, llegando a perjudicar el ente público.

En total son 9 los acuerdos emitidos por el CONAC en cuanto a Reglas de Registro Contable, pero en el presente trabajo nos enfocaremos a analizar las Reglas específicas del Registro y Valoración del Patrimonio, las Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Ingresos y las Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Egresos.

Dichas Reglas de Registro tienen como objetivo establecer las características y los elementos jurídicos y contables de la hacienda pública o patrimonio del ente gubernamental, ya que el enfoque de la información financiera en cuanto a sus activos y pasivos, es conocer todos los recursos que ha invertido el ente público y las deudas que ha asumido con los recursos del presupuesto que se le ha otorgado, el cual sobra decir, es el motor funcional de sus actividades.

Para obtener y generar información confiable, útil y oportuna que ayude a la clara rendición de cuentas, la transparencia y las labores de fiscalización; es muy importante que el Contador Público analice bien las Reglas de Registro Contable para que no caiga en omisiones que perjudiquen al ente público por no presentar su información financiera y presupuestal de acuerdo a la normatividad establecida.

En el presente trabajo se analizarán tres entes gubernamentales en México para conocer las omisiones en que han incurrido de acuerdo a las reglas anteriormente mencionadas y poder ejemplificar la aplicación de las mismas.

Es importante seguir las Reglas de Registro Contable emitidas por normatividad, utilizando matrices o herramientas tecnológicas que ayuden a una gestión de la información de forma rápida, veraz, oportuna, transparente y de manera armonizada en todos los entes, que permitan la toma de decisiones en torno a la distribución presupuestal de los entes gubernamentales.

Así mismo, el CONAC, busca la armonización y establece las  Reglas de Registro desde el  año 2009, con la finalidad  de generar información financiera y presupuestal que sea confiable, de utilidad para los usuarios de la información, y que contribuya a maximizar  la transparencia en la rendición de cuentas y tareas de fiscalización,  evitando así errores u omisiones que por desconocimiento de los lineamientos establecidos por los órganos reguladores, lleguen a perjudicar al ente público.

En la siguiente tabla se analizarán las Reglas Específicas de Registro y Valoración del Patrimonio del Instituto Federal de Telecomunicaciones, las Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Ingresos del H. Ayuntamiento de Isla Mujeres y las Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Egresos del Municipio de Mexicali, así como las omisiones que hayan incurrido a las reglas respectivamente, y el modo en que se podrían solventar.

Lo cual tiene la finalidad de analizar y comprender cómo es que se aplican las reglas, así como la importancia del debido registro, para poder detectar omisiones en que los entes incurren y encontrar el modo como se pueden arreglar las omisiones a las Reglas de Registro Contable.

CUADRO COMPARATIVO

Análisis de Reglas de Registro Contable
	Regla	Interpretación Personal	Ejemplo Práctico de aplicación
1	Reglas Específicas del Registro y Valoración del patrimonio	Estas reglas tienen como objetivo establecer las características y el alcance de los elementos de la hacienda pública, es decir; su patrimonio, con lo que cuenta y lo que posee  dentro de sus activos y pasivos. Estos lineamientos o reglas, como bien lo refieren los acuerdos emitidos por el CONAC (2010), tienen la finalidad de garantizar que el Sistema de Contabilidad Gubernamental facilite el registro y control de los inventarios de todos los activos, ya sea bienes muebles o inmuebles que tienen los entes públicos. En dichas reglas, vamos a considerar los activos y pasivos   de cada ente, lo cual al final del día después de restar sus gastos, representa el patrimonio, es decir con lo que un ente cuenta al final de su ejercicio.	Instituto Federal de Telecomunicaciones En  el sector privado se tiene la finalidad del lucro, de obtener una ganancia, de conocer sus activos y las deudas que ha contraído, pues de  ese modo resulta  la utilidad o pérdida. En el sector público, por el contrario, las reglas específicas del Registro y Valoración del Patrimonio son muy diferentes, ya que  el enfoque que dan a sus activos y pasivos, son en los que se pueden conocer todos los recursos que han invertido y las deudas que se asumen  con los mismos,  provenientes de su presupuesto, los cuales tienen carácter de obligatorio, tal como lo refiere en su Estatuto Orgánico publicado en el Diario Oficial (2014). En referencia con El Instituto Federal de Telecomunicaciones, podemos decir que éste tiene personalidad jurídica y patrimonio propio con lo que promueve y desarrolla todo lo relacionado a las telecomunicaciones y la radiodifusión, además de ser autónomo ya que sus ingresos provienen de la prestación de servicios de telecomunicaciones en todo México, así como sus aportaciones, asignaciones del sector público, donaciones, subsidios y otras ayudas. Toda vez que se les otorga el presupuesto que ha sido aprobado, se analiza para ver en qué se va a ejercer y si necesita ser modificado, restando el que se ha aplicado o se ha comprometido, el que ha sido ya liquidado, entonces,  puede conocerse el superávit o déficit; si se aplicó correctamente habrá superávit, si por el contrario se aplicó de más y contrario a lo proyectado o se desperdició en obras innecesarias, resultará déficit o pérdida. Así mismo, el Instituto Federal de Telecomunicaciones  a través de su área de Recursos materiales  lleva un procedimiento para poder dar de baja los activos con los que cuentan, así mismo recurren al SAE (Sistema de Administración y Enajenación de Bienes), quien  se encarga de darle el destino a los bienes, como por ejemplo realizar subastas y ponerlos a la venta. De esta manera generan sus activos (ingresos) para que puedan ser destinados y poder cubrir las necesidades que el Instituto vaya requiriendo.   Lo que es muy bueno, pues libera dando de baja activos que ya no ocupa o que su vida útil ha llegado a su fin e incrementa su activo en dinero que está disponible para solventar otros gastos o aumentar su patrimonio.
2	Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Ingresos	En el caso del H. Ayuntamiento de Isla Mujeres, se puede decir, que, es el responsable de su contabilidad , de acuerdo a sus registros presentados  y a las reglas en cuestión de ingresos, las cuáles van cambiando de acuerdo a sus entradas, es decir; toda la metodología y normas que siguen como procesos internos van a depender de lo  estimado: (Impuestos, cuotas, seguridad social, etc.,), modificado: (lo que se debe), devengado: ( cobro o venta de edificios)  y recaudado (cobros en efectivo) . Su objetivo, es garantizar el posible control y registro de las etapas Presupuestarias de Ingresos, a través de las cuentas contables reflejando los cuatro momentos de los Ingresos. Su reglamento radica en el reconocimiento de las operaciones financieras relativas al registro de los ingresos, ya que se deberá registrar el ingreso devengado y recaudado de forma simultánea a la percepción del  recurso, excepto por las aportaciones y las resoluciones en firme. Es decir, que sus registros, sirvan de base, para cuando exista el derecho de cobro.	H Ayuntamiento de Isla Mujeres A través de las cuentas contables de isla mujeres y lo establecido por la CONAC, los ingresos que permitirán en su caso, construir edificios, hoteles, etc. (atracción turística) y destacan los que se realizan al momento de su aprobación, por ejemplo; de acuerdo a su ingreso estimado, van a  esperar a que se le asigne su presupuesto anual , además de considerar las principales fuentes que entran al ayuntamiento por concepto de cuotas o prestación de servicios, que son las más comunes, así como los impuestos ecológicos, recordemos que es uno de los destinos más importantes del Caribe mexicano. En el momento en el que la Hacienda Pública determina lo que por ley le corresponde recibir como recursos específicos con base a lo que recaude de impuestos, tales como:  ●       Impuestos Sobre los Ingresos ●       Impuestos Sobre el Patrimonio ●       Impuestos Sobre la Producción, el consumo y las Transacciones ●       Impuestos al Comercio Exterior ●       Impuestos Sobre Nóminas y Asimilables ●       Impuestos Ecológicos ●       Accesorios de Impuestos Por citar algunos, según datos del H. Ayuntamiento de Isla Mujeres (2019). Recordemos que es importante recibir, pero no menos importante dar cuenta a todas las autoridades competentes, independientemente de tener la facultad para gobernarse y administrarse así mismo. Al final del día se verán reflejados los  resultados de su gestión administrativa. Para finalizar, en este año se aprobó la iniciativa de la Ley de Hacienda enviada al Poder Legislativo para que se autorice el Derecho a Saneamiento Ambiental el cual había sido derogado, sin embargo sí se aprobó y se espera una recaudación por  $15’458,675.00 cobrando un Impuesto modificado de $24.18 por cada noche de ocupación. Con ello nos damos por entendidos, que los ingresos presentados coinciden en la información de acuerdo a las reglas establecidas.
3	Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Egresos	Al utilizar las Normas y la metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Egresos en el Municipio de Mexicali, en lo establecido por el Consejo Nacional de Armonización Contable CONAC, nos indica que los entes públicos deberán asegurarse que en el sistema los registros contables se lleven de forma adecuada con base acumulativa. En estas reglas,  se reforman las prácticas contables y metodológicas con el fin de llevar a cabo el control del Presupuesto de Egresos en las cuentas contables, por lo cual se señalan los seis momentos contables del gasto en: Aprobado, Modificado, Comprometido; Devengado, Ejercido y Pagado, derivadas de la gestión pública, así como los flujos económicos Galindo Alvarado, Fernando J. (2015) Su objetivo radica en las transacciones del ejercicio del presupuesto, ya que será necesario llevar un tratamiento especial para ser aplicado a los momentos contables de forma adecuada (CONAC 2013).	Municipio de Mexicali Un ejemplo puede ser el pago anticipado a Proveedores por bienes o servicios, ya que el pago del anticipo se registrará como una cuenta del Activo, y no será hasta la aplicación lo que resulta de la recepción de conformidad, el cual se reconocerá tanto el gasto contable como presupuestal. Así como también regula las áreas de presupuestos, control y evaluación, logrando una información confiable, útil y oportuna para la correcta toma de decisiones, rendición de cuentas, transparencia y funciones de fiscalización del  ente gubernamental. La contabilización de las transacciones de gasto se hará conforme a la fecha de su realización, independientemente de su pago. Como ejemplo; en el estado de Mexicali muestra como tipo de sus egresos: ●       Servicios personales por nómina y repercusiones, los cuales se muestran como un egreso comprometido reflejando, así que se ha acordado y aprobado por la autoridad  al inicio de cada ejercicio fiscal, además de que se reconoce que este será devengado dentro de un periodo ya pactado. ●       Servicios exteriores: ya que se recoge gastos como los de reparación y conservación, transporte, primas de seguros, gastos de publicidad, entre otros ●       Gastos Financieros: El estado de Mexicali recoge los intereses de deudas, obligaciones y bonos que haya emitido la institución gubernamental, así como las pérdidas de crédito y las diferencias negativas de cambio. ●       Amortizaciones y las dotaciones para las provisiones: recogen las pérdidas sufridas por el inmovilizado debido a su aplicación al proceso y a las inversiones inmobiliarias. “La Administración Pública Municipal es responsable de otorgar los servicios públicos y administrar los recursos con que contamos en el Municipio de Mexicali, para tal fin cuenta con 12 dependencias que tienen la gestión de: la policía y tránsito, recolección de basura, mantenimiento de vialidades, bomberos, entre otros.” (Mexicali. Gobierno, S.F.) Así es que los demás gastos partirán del control para así poder facilitar cada rubro.
Omisiones de las Reglas del Registro Contable
	Descripción de la Omisión	Fuente	Interpretación de por qué se produjo y cómo solventarla
1	Instituto Federal de Telecomunicaciones El Instituto Federal de Telecomunicaciones tiene la responsabilidad de estar al pendiente de los concesionarios quienes son a quienes el IFT les confiere el derecho para prestar los servicios públicos de telecomunicaciones o radiodifusión, teniendo la obligación de hacer las verificaciones a cada uno de ellos que estén cumpliendo con lo establecido en la Ley Federal de Telecomunicaciones y Radiodifusión. Lo cual reportan en la Evaluación Número 1786-GB, no se llevaron a cabo las supervisiones correspondientes a todos los concesionarios.	Instituto Federal de Telecomunicaciones Telecomunicaciones, I. F. (04 de 07 de 2014). Manual de Contabilidad del Instituto Federal de Telecomunicaciones. Obtenido de Coordinación General de Administración : http://www.ift.org.mx/sites/default/files/contenidogeneral/marco-normativo/1manualdecontabilidad.pdf ASF. (2018). Evaluación Número 1786-GB “Política Pública de Telecomunicaciones”. Cámara de Diputados. Obtenido de https://www.asf.gob.mx/Trans/Informes/IR2016ii/Documentos/Auditorias/2016_1786_a.pdf	La omisión de llevar a cabo todas las verificaciones a los concesionarios registrados en su padrón, argumentan y documentan en la Auditoría que les realización que no se llevó acabo por falta de personal para la misma, y esto le ha ocasionado el tener rezago en la aplicaciones de las sanciones correspondientes que son desde económicas hasta la pérdida de bienes. Es de suma importancia la capacitación y actualización para que se comprenda el procedimiento adecuado para realizar las reglas de un registro contable conforme lo dicta la normatividad.
2	Municipio de Mexicali Falta de Políticas para el registro contable de Donativos en Especie: Durante el Ejercicio la Entidad recibió donativos en especie por un importe de $1,452,480.17, de los cuales fue seleccionado mediante muestreo, la cantidad de $810.623.91, dando como resultado la detección de las  siguientes irregularidades en su registro: 1.- No se encontró documentación que demuestre la certeza de haber sido valuados correctamente, ya que el valor de los artículos donados es asignado en base a precios obtenidos en Internet y de formatos de cotización elaborados por el Coordinador de Bienes y Servicios que es el encargado del almacén, el cual observó la falta de documentación que demostrara un adecuado valor conforme a los establecido en las Reglas de Registro y Valoración  del Patrimonio, toda vez que lo establecido en el apartado IV Valores de Activos y Pasivos, tratándose de una adquisición sin transacción económica, deberá asignarse un valor razonable para cuantificar contablemente. 2.- Dentro de la omisión de los productos se puede observar que no fueron registrados en la cuenta denominada “almacén”, de igual forma se detectó omisión en los registros de entrada y salida, que afectan por obvias razones el control administrativo del almacén, ya que el registro del asiento contable afecta la cuenta denominada “Donativos a Instituciones sin fines de lucro” y la cuenta “Donativos en Especie” Dando como resultado un descontrol y falta de claridad en el total de los artículos recibidos bajo este concepto, de igual forma dando pie a dudar sobre el uso y destino de los mismos.	Municipio de Mexicali Municipio de Mexicali Baja California Fondo de Cultura. (2014). Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2014. 13/08/2019, de gob.mx Sitio web: https://www.asf.gob.mx/Trans/Informes/IR2014i/Documentos/Auditorias/2014_0519_a.pdf Municipio de Mexicali, Baja California. (2015). Sindicatura Municipal, Dirección de Fiscalización. Recuperado de: http://www.mexicali.gob.mx/transparencia/finanzas/dictamenes/sindicatura/smdf4832016.pdf	Dentro de las omisiones y actos que establece la Ley, bajo el contexto de este caso, podemos observar que recae en la falta de un adecuado registro de la Información y principalmente las irregularidades de la poca veracidad de la información que se presenta, provocando una desconfianza total en cuanto a, si los documentos que presentaron para el registro contable pudieron ser alterados, modificados o falsificados para intentar desvirtuar la veracidad de la información. Una de las principales causas a considerar que pudo ser factor para la realización de esta falta, es la nula ética del servidor público al querer sacar provecho de algo que en lugar de beneficiar a la Entidad provoca un daño en las Cuentas Públicas y en la transparencia, y sobre todo el no destinar estos donativos a la gente que realmente lo necesita, en lugar de ser repartido solo a unos cuantos y la mayoría de las ocasiones a familiares o amigos de los servidores públicos. Como segundo punto a destacar es la falta de contratación de Servidores públicos capacitados para el puesto requerido, es de suma importancia contratar a alguien que esté familiarizado y enterado de los alcances que puede llevar el no realizar su trabajo con lo establecido en la Ley, ya que la falsificación de documentos es un delito grave y que es sancionado con prisión. En tercer lugar hago mención a la poca supervisión que se tuvo para llevar un control adecuado desde el encargado del almacén que así como llega un producto es el encargado de revisar que la información sea verídica y confiable, de igual forma llevar un registro de entradas y salidas de los productos, verificando que realmente se esté destinando a lo acordado. Como medidas para arreglar estas omisiones y errores en los registros, es indispensable como se menciona que los Servidores Públicos encargados de llevar el control sean capaces de desempeñar su trabajo bajo los lineamientos que establecen las Reglas Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio, ¿ Y cómo se logrará? teniendo personal apto para el puesto, el estar constantemente supervisando al personal y realizando capacitaciones del cómo realizar y actualizarse sobre sus funciones de la manera correcta. De igual forma llevando una adecuada administración y control de sus actividades, el adecuado manejo de la información sin tratar de sacar provecho sobre productos, servicios, bienes, etc. que son destinados para toda la población y no solo para unos cuantos, dando como resultado un adecuada transparencia de rendición de cuentas.
3	H. Ayuntamiento de Isla Mujeres El ente público omitió registrar correctamente en su Estado Analítico del Ejercicio del Presupuesto de Egresos Clasificación Económica (por tipo de gasto) al 31 de marzo de 2019, pues incluye únicamente 4 de los seis momentos contables del gasto.	H. Ayuntamiento de Isla Mujeres H. Ayuntamiento de Isla Mujeres, (2019). Ley General de Contabilidad Gubernamental. Información Presupuestaria. Recuperado de: http://islamujeres.gob.mx/2019/i/2.2.2.pdf	La omisión puede deberse principalmente a la falta de capacitación del personal contable en el tema financiero y en la correcta aplicación de la normas vigentes y obligatorias para todos los entes públicos en el País. Para subsanar estas deficiencias es necesario que se capacite más y mejor a los contadores y ofrecer las actualizaciones necesarias en las reglas y normativas vigentes, así como especializarlos en materia fiscal. Para que la información que se ofrezca sea realmente veraz y cumpla los lineamientos establecidos para el correcto registro de sus transacciones, contribuyendo a la transparente y correcta rendición de cuentas.

Es muy importante que al momento de generar la información, se sigan las Reglas de Registro Contable, para poder presentar información en tiempo y forma que permita conocer la situación financiera actual del ente público, de acuerdo a los lineamientos y códigos que rigen el modo de registrar los activos, pasivos, ingresos, egresos y patrimonio o hacienda pública de un ente, que plasma su Plan de Cuentas correspondiente y utilizando matrices de conversión que nos refleje la situación financiera real del ente público.

Contar con información veraz y oportuna permite prevenir riesgos y evaluar el desempeño, y sobre todo, tomar las mejores decisiones a la hora de ejercer un presupuesto, maximizando sus ingresos y reduciendo sus gastos, para ofrecer buenos resultados a la sociedad.

 

En el siguiente vídeo se presenta cómo se realiza el Sistema de Información Contable para los entes públicos de acuerdo a la normativa establecida por el Consejo de Armonización Contable.

https://youtu.be/CqtREmZnuFY

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

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