Terminación y cierre de auditoría
INTRODUCCIÓN.
Una vez que se ha terminado
el informe final de auditoría, el auditor realiza el cierre de auditoría. Es la
última etapa de la auditoría, donde el auditor revisa los resultados para poder
llegar a una conclusión.
Toda la información recabada
sirve para que se pueda corregir la contabilidad de la entidad, además de
analizar los procedimientos comerciales por medio de los hallazgos que se
realizaron y así poder redactar el informe de auditoría.
El cierre de auditoría, toda
vez que se ha realizado el procedimiento de revisión, el auditor procede a
elaborar la propuesta de cierre de auditoría y elaborar la propuesta de informe
de informe, para que se puedan solventar o resolver las observaciones y poder
firmar el acta del cierre de la auditoría que permita elaborar el informe final.
Una vez que se ha realizado
la revisión, aplicando los diferentes métodos y técnicas, y se han detectado
situaciones expuestas, es necesario identificar fallas para dar posibles
soluciones.
La finalidad del proceso de
revisión por medio de la auditoría permite identificar si la información
financiera se registra bajo los principios y normativas de la contabilidad
gubernamental y si estos han sido aplicados conforme los lineamientos del
Consejo Nacional de Armonización Contable, de tal manera que permita la
homogeneidad en la información, que permita una información uniforme y
razonable en los estados de situación financiera que sea útil para hacer una
comparación de dicha información.
Con los resultados de la
supervisión por medio de la auditoría, el auditor responsable toda vez que
detectó situaciones y las jerarquizó, así como analizó los hallazgos y las
posibles repercusiones de éstos, y revisó que no existieran trabajos pendientes
de realizar o información por entregar; procede a realizar el cierre de
auditoría o de la revisión y elabora la parte final que le corresponde al
informe de auditoría.
En el siguiente trabajo,
mediante un estudio de caso, se realizará un cierre de auditoría, donde se
podrán evaluar fallas y posibles repercusiones sobre las situaciones que se han
detectado en una entidad pública, en el caso de que no se corrijan.
TERMINACIÓN Y CIERRE DE AUDITORÍA.
Tomada de Prezzi
El cierre de auditoría es la
parte final del proceso de revisión y es justo donde el auditor procede a revisar los resultados para poder
tener una conclusión de los hallazgos detectados y situaciones especiales y las
posibles repercusiones que se puedan tener si no se corrigen (Ávila, 2012).
Al hacer la revisión
analítica o comparación de los estados financieros, especialmente del Estado de
Resultados y el de Balance General, el auditor podrá tener las expectativas que
le permitan determinar variaciones y encontrar su justificación, de no serlo
así, entonces representa que hay errores en la auditoría, lo cual representa un
riesgo para la institución.
Así, con todos los
resultados de la supervisión, el auditor puede tener la certeza de cerrar la
auditoría y con el respaldo de lo asentado en los papeles de trabajo, proceder
a elaborar la parte final, que le corresponde
al cierre de auditoría.
Para lo cual debe elaborar
primero un informe en calidad de borrador, para que se pueda ratificar o
rectificar en su caso, en las situaciones detectadas, y tener la certeza de que
lo que se presenta es factible, que está en su justa dimensión y que las
soluciones posibles que se presentan son factibles y con la posibilidad de
llevarse a cabo. Al tener la plena seguridad, entonces se procede a realizar el
informe final.
A continuación mediante caso
práctico se realizará la terminación y cierre de auditoría de una entidad
privada, para identificar fallas y las repercusiones que tendrían, de no
corregirse.
Caso Práctico. Terminación
y cierre de auditoría.
Planteamiento:
Durante la auditoría al Centro del Gas
CENGAS se detectaron las siguientes situaciones, de ellas selecciona las cinco
más importantes según tu opinión y anota, en la columna de la derecha del
cuadro que se encuentra al final del documento, las posibles repercusiones que
habría de no ser corregidas.
1. No
están publicadas en el Diario Oficial de la Federación (DOF) las políticas,
bases y lineamientos en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes
muebles y contratación de servicios del Centro Nacional de Control del Gas
Natural; tampoco las políticas, bases y lineamientos en materia de obras
públicas y servicios relacionados del Centro del Gas, ni las disposiciones
generales para celebrar contratos plurianuales.
2. Como
parte de las políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones y
arrendamientos de bienes muebles y contratación de servicios del CENGAS no
están normados los siguientes aspectos:
§ Proceso
para la elaboración y aprobación de la investigación de mercado, que incluya
los documentos que deberá de contener para integrar el expediente de
contratación, así como el área responsable de la custodia del mismo.
§ Procesos para la guarda, custodia
y administración de las garantías como lo señala el numeral 4.2.7.1.4 del
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos
y Servicios del Sector Público (MAAGMAASSP).
§ Disposiciones generales para la
celebración de contratos plurianuales del CENGAS.
Actualmente
el procedimiento que se sigue para la autorización de contrataciones
plurianuales no es acorde con las disposiciones generales para la celebración
de contratos plurianuales del CENGAS.
3.
Notificación
de adjudicación
Los
oficios de notificación de los contratos no señalan fecha, hora y lugar para la
firma del contrato, así como el inicio de los servicios, tal como se establecen
en el tercer, cuarto y quinto párrafos del Artículo 84 del Reglamento de la Ley
de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (RLAASSP).
4.
Recursos
Humanos
Reclutamiento, selección y capacitación
Al revisar los procedimientos de
reclutamiento y selección, así como las acciones de capacitación llevadas a
cabo se observó lo siguiente:
No se
proporcionó documentación soporte de los procedimientos: Aprobación y registro
de estructuras orgánicas y ocupacionales, Descripción, perfil y valuación de
puestos de la Planeación de los Recursos Humanos e Ingreso y Movilidad.
No se
realizaron evaluaciones al desempeño, conforme al Manual Administrativo de
Aplicación General en materia de Recursos Humanos y Organización y Manual del
Servicio Profesional de Carrera (MAAGRHyOyMSPC)
No se
tiene evidencia de las acciones de capacitación de la Unidad de Tecnologías
Operacionales y de Información UTOI.
5. Expedientes
De la revisión de un total de 30
recursos de la plantilla que conforman a la (UTOI), se concluyó lo siguiente:
No se
contó con evidencia de exámenes técnicos y psicométricos practicados al
personal de nuevo ingreso, ni de la autorización de los perfiles por el área
correspondiente.
Se
identificaron inconsistencias en la integración de expedientes y los perfiles
se encontraban sin firmas de autorización y formalización, sin embargo, las
inconsistencias fueron subsanadas durante la ejecución de la auditoría y los
perfiles contaron con las autorizaciones correspondientes.
·
De lo
anterior se concluye que:
El CENGAS no implementó controles
para validar el proceso de reclutamiento, selección y capacitación.
6.
Entregables
Como parte de las actividades del
proveedor este deberá proveer el acondicionamiento del Centro de Cómputo
Alterno (CCA), sin embargo, esta actividad no había sido realizada ni se ha
pagado por ella, dado que el CCA se ubicará en una localidad diferente a la
especificada del contrato.
7.
Se
identificaron desviaciones en los tiempos de entregas de acuerdo a lo
estipulado en plan de trabajo de proyecto, entre ellas las pruebas relacionadas
con los dispositivos de construcción del centro de cómputo principal.
8.
Manuales
de operación, mantenimiento, accesorios y software.
En las fases de ejecución,
preparación del ambiente productivo, preparación final y entrada a productivo,
y soporte (funcionalidad financiera), se identificaron retrasos, de los cuales
no se aplicaron penas convencionales en 2017 estimados en $6 miles de dólares,
que valuados al tipo de cambio de $20.66 equivalen a $124 miles de pesos.
Adicionalmente, en el transcurso
de la auditoría mediante oficio número DG/232/201, se solicitó la intervención
de la instancia de control competente con motivo de la irregularidad detectada
por retrasos en el Centro de Control Principal (CCP), la cual debió de concluir
el mes pasado, sin embargo, el proveedor no lo ha proporcionado, lo que deriva
en un retraso del plan general para la construcción del sistema SCADA, que
corresponde a un ejercicio distinto al de la cuenta pública en revisión.
Desarrollo y Soporte evolutivo a solicitud de
CENGAS.
El contrato no desglosa el costo
individual de cada uno de los servicios, por lo que se incumple con el artículo
45, fracción VI, de la Ley de Adquisiciones y Arrendamientos del Servicio del
Sector Público (LAASSP).
·
Los
entregables estipulados en el anexo técnico no se encuentran alineados con el
detalle de los servicios facturados.
·
De
acuerdo con la definición de servicios del documento denominado: “Estrategia y
disposiciones para el manejo de la nube”, el proveedor GAT Grupo de
Aplicaciones Tecnológicas, S.A. de C.V., proveerá “Administración de
Infraestructura como Servicio, o "Servicios Hosting" a la entidad,
utilizando una o más locaciones, sin embargo, utiliza los recursos de los
centros de datos del proveedor Tecnología Nacional, S.A., quien provee la
instalación, configuración y administración de la infraestructura en la nube incluyendo
red LAN, servidores, sistema operativo (incluyendo licencias), y
almacenamiento, así como la configuración de los ambientes de las aplicaciones.
·
Por lo
anterior se presume que de los 4 servicios estipulados en el contrato, el
"Servicio l infraestructura de cómputo en la nube", es una
subcontratación realizada por el proveedor de servicios GAT, con el proveedor
de servicios Tecnología Nacional, sin que se establezca en el contrato alguna
cláusula referente a este punto, incumpliendo el numeral IV.4 del contrato
donde GAT, menciona que “cuenta con la capacidad y conocimientos técnicos, la
experiencia necesaria para prestar los servicios objeto del presente contrato,
así como los recursos humanos, técnicos, económicos y materiales para ello”.
·
CENGAS no
cuenta con manuales organizacionales específicos ni de procedimientos.
·
Se
identificó un pago en exceso realizado a Yacimientos Petrolíferos por $329,348
miles de pesos, al haber incrementado indebidamente el monto de la
contraprestación de los servicios prestados en los contratos específicos de
Yacimientos Petrolíferos, sin que se hayan incrementado las tarifas para el
transporte y almacenamiento del gas natural del Sistema Nacional de Gasoductos,
además no se contó con la autorización de la Tesorería Nacional para este
incremento, y el mismo excedió el porcentaje del índice nacional de precios al
consumidor estipulado en la cláusula cuarta del contrato marco.
Fallas o anomalías
detectadas en CENEGAS y su posible repercusión.
|
Situación detectada |
Posible repercusión |
|
1. Notificación de
adjudicación: Los oficios de notificación de los contratos no señalan fecha, hora y
lugar para la firma del contrato, así como el inicio de los servicios, tal
como se establecen en el tercer, cuarto y quinto párrafos del Artículo 84 del
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público (RLAASSP). |
ü El contrato no tendrá validez,
al carecer de datos importantes y necesarios ü Se declara la nulidad del
oficio de notificación ü No hay licitación del servicio,
tal como lo establece el Reglamento de la LAASSP. |
|
2. Recursos Humanos Reclutamiento,
selección y capacitación: No se proporcionó
documentación soporte de los procedimientos: Aprobación y registro de
estructuras orgánicas y ocupacionales, Descripción, perfil y valuación de
puestos de la Planeación de los Recursos Humanos e Ingreso y Movilidad. |
ü No se podrá tener un referente
del personal sobre la capacidad para desempeñar sus funciones ü No se tendrá información de la capacitación y posterior evaluación del personal, que
permita tener datos del desempeño de las funciones del personal ü No se cumple con la misión y
visión de la empresa, lo cual repercute en la credibilidad y pérdida de
cartera de clientes |
|
3. Expedientes: No se contó con evidencia de exámenes técnicos y
psicométricos practicados al personal de nuevo ingreso, ni de la autorización
de los perfiles por el área correspondiente |
ü El mal desempeño del personal
no permitirá cumplir la misión de la empresa que permita alcanzar los
objetivos y metas ü El mal desempeño resta valor
público y credibilidad en la empresa CENGAS, por lo que se deben aplicar
controles de reclutamiento de personal ü El detectar la falta de
exámenes al personal de nuevo ingreso, permite corregir en posteriores
contrataciones para evitar errores y complicaciones técnicas y evitar la
rotación de personal |
|
4. Desarrollo y
Soporte evolutivo: El contrato no desglosa
el costo individual de cada uno de los servicios, por lo que se incumple con
el artículo 45, fracción VI, de la Ley de Adquisiciones y Arrendamientos del
Servicio del Sector Público (LAASSP). |
ü No se está cumpliendo con la
normativa y se es acreedor a posibles sanciones que estipula la Ley de
Adquisiciones y Arrendamiento del Servicio del Sector Público ü Se perderá cartera de clientes
al no proporcionar servicios facturados de manera electrónica ü Se hará acreedor a sanciones y
revisiones por parte del SAT al no otorgar facturación electrónica que
permita la comprobación del ingreso realizado y cruce de información con el
cliente |
|
5. Manuales de
operación, mantenimiento, accesorios y software: En las fases de ejecución, preparación del
ambiente productivo, preparación final y entrada a productivo, y soporte
(funcionalidad financiera), se identificaron retrasos, de los cuales no se
aplicaron penas convencionales en 2017 estimados en $6 miles de dólares, que
valuados al tipo de cambio de $20.66 equivalen a $124 miles de |
ü La información financiera no reflejará la
información en tiempo real que permita hacer una toma de decisiones adecuada ü Habrá pérdidas por no aplicar las penas
convencionales en 2017 ü Habrá pérdidas considerables por el tipo de
cambio de moneda, las cuales debieron prevenirse y programarse con un
adecuado sistema de software. |
CONCLUSIONES.
El proceso de auditoría
permite tener una recopilación y evaluación de las evidencias de toda la
información de una entidad, que nos permita determinar o constatar el grado de
cumplimiento de la información y los objetivos establecidos.
También es una importante
herramienta de control y supervisión, ya que coadyuva a crear una cultura de la
disciplina que debe llevar una organización, y lo más importante: que ayuda a
detectar fallas en la estructura de la entidad y las vulnerabilidades
existentes, que al ser corregidas permiten la mejora continua.
Es importante aprovechar la
información que proviene del informe de auditoría, ya que aporta elementos
valiosos que permiten tener datos sobre la calificación del control interno, de
la efectividad, el desempeño y las medidas de prevención que se deben de
utilizar para lograr la eficiencia y eficacia de la gestión en una entidad;
determinar riesgos y evitar la exposición a fraudes o que se modifiquen cifras
o información para alcanzar un resultado deseado.
Es de gran ayuda también, en
el fortalecimiento de la disciplina administrativa y económico-financiera, ya
que con los resultados de la evaluación y la información emitida, se puede dar
seguimiento a los hallazgos y sugerencias de mejora para adoptar medidas
necesarias que permitan conseguir un buen desempeño y funcionamiento de la
empresa, así como fomentar la integridad, honradez de los dirigentes y
colectivos laborales, que permita elevar la eficacia, eficiencia, economía en
la utilización de los recursos y tener resultados de impacto.
El informe de auditoría
permite una mejora de resultados en la entidad y buscar cambios en el
comportamiento de la organización, desde el punto de vista de gestión,
financiero, tributario, organizacional, con base a lo arrojado en los papeles
de trabajo y tomar en cuenta las sugerencias y observaciones derivadas de los
hallazgos, para aplicar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de
metas y objetivos, que eviten el desvío de recursos, desperdicio de materiales,
que tengan afectación en actividades prioritarias de la entidad.
Por lo que es de suma
importancia que se apliquen normas de fiscalización, que permitan hacer la
revisión bajo procedimientos similares en las diferentes entidades, tanto
privadas como públicas, y con ello realizar la supervisión objetiva de las
causas u orígenes de un problema y buscar la mejora continua que se logra con
la buena toma de decisiones que permitan mejorar la calidad del servicio que se
presta y que se busque realizarlo de una mejor manera.
BIBLIOGRAFÍA.
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Recuperado de: https://campus.unadmexico.mx/course/view.php?id=1054#section-6
REFERENCIAS.
Ávila C.
(2012). Cierre de Auditoría. 24 de mayo
de 2021, de Prezzi Recuperado de: https://prezi.com/2onk53pt6lha/cierre-de-auditoria/
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