Cédulas de observaciones e informe de seguimiento

 

INTRODUCCIÓN.

 

Toda vez que se ha realizado el cierre de auditoría y el auditor elabora el informe de auditoría correspondiente, para poder plasmar el resultado final del trabajo de supervisión realizado, que pueda mostrar la situación financiera, operacional o administrativa que guarda la entidad y el cual va dirigido a las personas que han encargado la auditoría o supervisión. En el caso de la entidad privada, se dirige al director, consejo administrativo o a los accionistas. En el caso de una entidad pública el informe va dirigido al funcionario y órgano de fiscalización que corresponda a la Administración Pública.

El auditor al examinar los libros y los documentos que amparan la información de las operaciones o actividades registradas en los libros de contabilidad, así como de todos los procedimientos de registro, se apoya en cédulas de observaciones, que son documentos en los que el auditor describe las técnicas y procedimientos que ocupó para realizar la revisión de la entidad.

Este documento o papel, consigna el trabajo que ha realizado el auditor ya sea de una cuenta, un rubro, área u operación que ha estado sujeta a revisión o examen.

Estas cédulas se consideran en dos tipos: las tradicionales o básicas y las eventuales. Se les llaman básicas debido a que su nomenclatura es estándar, su uso es común y ampliamente conocido. Dentro de estas cédulas se encuentran dos tipos: las cédulas sumarias y cédulas analíticas.

Las cédulas sumarias nos indican resúmenes de conceptos y/o cifras homogéneas de cada cuenta, rubro, área y operación. Las cédulas analíticas nos muestran a detalle los conceptos que conforman una cédula sumaria.

Así, los papeles de trabajo de auditoría son el conjunto de cédulas y que elabora el auditor en el desarrollo del examen o supervisión de la entidad a auditar, y que plasman todas las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, los resultados y obtención de evidencias suficientes que sirven para llegar a una conclusión o determinar hallazgos y sugerencias en cada área examinada.

En el siguiente caso práctico, se elaborarán cédulas de observaciones para analizar las opciones de mejora que incluyan recomendaciones a partir de fallas detectadas en la Secretaría del Campo.

 

 

 

CÉDULAS DE OBSERVACIONES E INFORME DE SEGUIMIENTO.

 

Tomada de Prezi.

 

Cuando se ha concluido el trabajo de auditoría, junto con las cédulas de observaciones se debe de entregar un informe de resultados, donde se exponen brevemente los antecedentes de la revisión y el resumen de los procedimientos que se aplicaron en la auditoría, así como los resultados obtenidos.

El auditor al detectar algunos hallazgos y realizar las observaciones correspondientes, debe llevar a cabo acciones de seguimiento, por lo que se requiere elaborar cédulas de observaciones las cuales deben incluir las recomendaciones necesarias para corregir fallas y buscar la mejora de los procesos.

Estas cédulas deben contener además de los hallazgos, las soluciones que se proponen de manera viable para que se puedan implantar en la entidad. Deben cumplir con las Normas de Auditoría generalmente aceptadas, para poder obtener la evidencia suficiente y competente que permita demostrar la calidad el trabajo realizado.

Las cédulas de observaciones consisten en mostrar las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado el en transcurso de la revisión de manera resumida

Para analizar razonamientos de tipo financiero y detectar las fallas en Auditoría Financiera y de Cumplimiento de la Secretaría del Campo, se realizan sugerencias de corrección y se analizan opciones de mejora a aplicar para emitir las recomendaciones que se incluirán en el informe de seguimiento.

 

Estudio de Caso. Secretaría del Campo.

 

Planteamiento:

 

·         Se detectó que los manuales de organización de la Dirección General de Recursos Materiales, Inmuebles y Servicios (DGRMIS), y de la Coordinación General de Comunicación Social, autorizados el 11 de diciembre del año pasado y el 9 de junio del presente año, no se encuentran actualizados, toda vez que incluyen áreas que no se consideran en la estructura ocupacional del sector central autorizada por la Secretaría de Hacienda y omiten otras que sí están consideradas en esta última.

 

·         El Manual de Procedimientos de la DGRMIS tampoco se encuentra vigente, toda vez que la Dirección General de Administración y Desarrollo de Recursos Humanos (DGADRH) le solicitó llevar a cabo las mejoras y se estableció como fecha límite para su atención el 3 de diciembre del año pasado, sin que proporcionara evidencia de la conclusión, autorización y/o difusión del mismo.

 

·         Con el análisis de la documentación justificativa y comprobatoria que respalda las cuentas por liquidar certificadas emitidas en el año para el pago del suministro de gasolina relacionado con el contrato número 512-041/2013, se constató que se efectuó un pago en exceso por $11 miles de pesos por concepto de comisión, toda vez que se realizó por un porcentaje mayor que el establecido en dicho contrato. Lo anterior se debe a que no existen procesos detallados que garanticen el adecuado registro, control, supervisión y pago relacionados con el servicio de suministro de combustible proporcionado por el proveedor.

 

·         En lo que se refiere al contrato número DGRMIS-247/16 celebrado con la Universidad del Sur del Estado, para realizar el Servicio Integral de Supervisión a los Componentes del Programa de Productividad y Competitividad Agroalimentaria de la Secretaría del Campo, por un monto de 10,575.1 miles de pesos, se determinó lo siguiente:

 

a) No se proporcionó evidencia de que la citada universidad contaba con la capacidad técnica y humana para prestar el servicio por sí misma, por lo que no requería contratar más del 49.0% del importe total del contrato, ni tampoco la que compruebe que la entidad fiscalizada, antes de la asignación del contrato, se la hubiese solicitado y, con ello, comprobar que la contratación de terceros no sería en un porcentaje mayor que el señalado. Al respecto, se comprobó que la entidad fiscalizada sólo le solicitó que manifestara si ésta contaba con dicha capacidad y obtuvo como respuesta un escrito confirmando lo solicitado, con base en el cual la entidad fiscalizada suscribió el contrato.

 

b) En el contrato se señaló que 24 personas realizarían los trabajos, sin embargo, de acuerdo con la información proporcionada por el Instituto de la Seguridad Social, se comprobó que ninguna de las referidas personas son trabajadores de esa universidad, lo que evidencia que no contaba con la capacidad técnica y humana para la realización de los trabajos contratados.

 

c) En cuanto a los entregables, en el contrato se establecieron cuatro, como a continuación se indica: Al respecto, la entidad fiscalizada sólo proporcionó los entregables identificados con los números 2, 3 y 4.

 

·         Respecto de las cuentas bancarias en las que operó los recursos de los conceptos de apoyo "Apoyo a compradores" y "Apoyo a productores", se identificó que al 31 de diciembre del año pasado  existían saldos por $73,850 miles de pesos, de los cuales se proporcionó evidencia del reintegro a la TESORERÍA NACIONAL por $141 y $21,023 miles de pesos, por concepto de rendimientos financieros y economías respectivamente.

 

Del saldo de $52,686 miles de pesos, después de la reunión de resultados preliminares, la entidad fiscalizada presentó evidencia de que se realizaron pagos a los beneficiarios por $41,568 miles de pesos, y quedaron pendientes de aclararse $11,118 miles de pesos, que corresponden a cheques cancelados de los que la entidad fiscalizada no informó cuál será su destino.

 

 

 

 

Cuadro de fallas detectadas y sugerencias de corrección.

 

Fallas detectadas	Sugerencia de corrección
1.       Con el análisis de la documentación justificativa y comprobatoria que respalda las cuentas por liquidar certificadas emitidas en el año para el pago del suministro de gasolina relacionado con el contrato número 512-041/2013, se constató que se efectuó un pago en exceso por $11 miles de pesos por concepto de comisión, toda vez que se realizó por un porcentaje mayor que el establecido en dicho contrato. Lo anterior se debe a que no existen procesos detallados que garanticen el adecuado registro, control, supervisión y pago relacionados con el servicio de suministro de combustible proporcionado por el proveedor.	ü  Realizar los ajustes respectivos en las cuentas por liquidar certificadas para que los estados financieros reflejen la información correcta, fiable y que sea congruente con los registros de contabilidad. ü  Realizar los ajustes a los porcentajes de comisión ü  Utilizar herramientas tecnológicas y programas que permitan realizar los registros automáticamente sin fallas ni errores y que a la vez faciliten un mejor control y supervisión del combustible que proporciona el proveedor
2.    En lo que se refiere al contrato número DGRMIS-247/16 celebrado con la Universidad del Sur del Estado, para realizar el Servicio Integral de Supervisión a los Componentes del Programa de Productividad y Competitividad Agroalimentaria de la Secretaría del Campo, por un monto de 10,575.1 miles de pesos, se señaló que 24 personas realizarían los trabajos, sin embargo, de acuerdo con la información proporcionada por el Instituto de la Seguridad Social, se comprobó que ninguna de las referidas personas son trabajadores de esa universidad, lo que evidencia que no contaba con la capacidad técnica y humana para la realización de los trabajos contratados	ü  Celebrar contratos con entidades que cuenten con capacidad técnica y humana para prestar el servicio ü  Comprobar las referencias de los trabajadores con el Instituto de Seguridad Social a fin de constatar que trabajen para la institución ü  Buscar organizaciones que cuenten con el personal con capacidad técnica y humana para la realización de los trabajos contratados y que tengan certificación para las tareas encomendadas.
3.    Respecto de las cuentas bancarias en las que operó, del saldo de $52,686 miles de pesos, después de la reunión de resultados preliminares, la entidad fiscalizada presentó evidencia de que se realizaron pagos a los beneficiarios por $41,568 miles de pesos, y quedaron pendientes de aclararse $11,118 miles de pesos, que corresponden a cheques cancelados de los que la entidad fiscalizada no informó cuál será su destino.	ü  Realizar la aclaración de los cheques que fueron cancelados ü  Aclarar e informar el destino de la cantidad de $11,118 miles de pesos por concepto de cheques cancelados por medio de las conciliaciones bancarias. ü  Solicitar que todos los registros por movimientos en las cuentas bancarias cuenten con la firma de autorización de los responsables de las áreas de la Tesorería Nacional, para dar validez a las actividades realizadas y tengan coincidencia a los registros de dichos movimientos

 

 

 

 

CONCLUSIONES.

 

Es de suma importancia que el trabajo de auditoría que se realiza en una entidad satisfaga al auditor como al ente que está siendo auditado, de ahí que el equipo de auditores que llevan a cabo la revisión debe trabajar de manera coordinada y con conocimiento técnico y específico de las situaciones a revisar, para lo cual es importante que cuente con una debida formación, preparación, investigación y sobre todo con el compromiso de realizar el examen de manera objetiva y buscar una mejora continua.

Los resultados de la auditoría deben ser de utilidad para realizar acciones correctivas con los hallazgos y recomendaciones, y con las observaciones señaladas promover de ser necesario, el fincamiento de responsabilidades tanto administrativas como económicas ante los órganos internos de control.

Así con la auditoría se lleva el proceso de verificación y fiscalización, lo cual es fundamental para la rendición de cuentas en México, debido a que con ello se revisa la veracidad de la información financiera y la razonabilidad de las cifras, se detectan problemas y se ofrecen posibles soluciones para mejorar la eficacia de las operaciones y al revisar aspectos organizacionales, se detectan deficiencias o fallas que permiten mejorar el desempeño del personal.

Detectar las fallas y tomar acciones para corregir, permite establecer medidas de control que eviten que se vuelvan a presentar los hechos observados, como lo es un gasto que no contenga soporte documental, o que no exista documentación comprobatoria de los movimientos en las cuentas bancarias o de cheques cancelados, así como las referencias del personal contratado.

Las cédulas de observaciones nos permiten conocer las fallas surgidas en la auditoría como lo son los montos de gastos no autorizados, gastos sin comprobar, falta de documentación comprobatoria y justificativa, inadecuada formalización de contratos y convenios, pagos improcedentes o en exceso, así como recursos utilizados para fines distintos a los de la entidad.

 

 

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAFÍA.

 

Auditoría Superior del Estado de Sinaloa. (2019). Informe del Estado que guarda la Solventación de Observaciones a las Entidades Fiscalizadas. 29 de mayo de 2021, de ASE de Sinaloa Recuperado de: https://www.ase-sinaloa.gob.mx/images/Fiscalizacion/20191001-Informe_de_Observaciones.pdf

Canal 22. (2018). Constancia de Revisión y Visto Bueno. 28 de mayo de 2021, de Televisión Metropolitana S. A. de C. V. Recuperado de: http://ayanami.canal22.org.mx/procesos/oic/Proceso.Seguimiento.Recomendaciones.Atencion.Observaciones.pdf

Delis. (2011). Cédulas de Auditoría. 28 de mayo de 2021, de Blogger Recuperado de: http://delisauditoria2011.blogspot.com/p/cedulas-de-auditoria.html

Fundación Universitaria del Área Andina. (s. f). Papeles de Trabajo. 28 de mayo de 2021, de Calameo Recuperado de: https://es.calameo.com/read/005551897a304d687f13b

Prezi. Blog. (2021). Cédulas de Auditoría. 28 de mayo de 2021, de Prezi Recuperado de: https://prezi.com/oqeiprbd19gy/cedulas-de-auditoria/?frame=0dbb9f33ae51b3f25313e65de0ef044dea4efdd2

UNADM, BUAP, IPN. (2021). M18 Auditoría Gubernamental Unidad 3 Terminación y Cierre de Auditoría. 24 de mayo de 2021, de UNADM Recuperado de: https://campus.unadmexico.mx/course/view.php?id=1054#section-6

Unidad de Auditoría Gubernamental. (2018). Guía General de Auditoría Pública. 28 de mayo de 2019, de Subsecretaría de Control y Auditoría de la Gestión Pública Recuperado de: https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/326917/GUI_A_GENERAL_DE_AUDITORI_A_PU_BLICA_2018.pdf